Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

   

Arkivorganisering

Holtålen kommune har så langt som mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv, og arkivtjenesten er plassert i kommunehuset i Ålen.

Alle, unntatt de som har egne fagprogram for klientbehandling, skal bruke sak/arkivsystemet ESA for all journalføring, saksbehandling og arkivering. Kontorfullmektig på skolene er ansvarlig for journalføring av inngående dokumenter på skolene, mens arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av alle andre dokumenter.

All post skal stiles til Holtålen kommune, Bakkavegen 1, 7380 Ålen, og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak.

Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som blir produsert i ESA.

Oversikt over sak/arkivsystem og fagprogrammer for journalføring, saksbehandling og arkivering:

Program

Innhold

Arkivering

Sikringstiltak

Merknad

ESA

Journalføring, saksbehandling og arkivering av alle dokumenter som ikke inngår i andre fagsystem

Delvis fullelektronisk i ESA

Åpen sone

Inneholder sensitive opplysninger

Socio

Journalføring og saksbehandling av klienter innen sosial

Papir

Sikker sone

 

BVPro

Journalføring og saksbehandling av barnevernssaker

Papir

Sikker sone

 

Gerica

Journalføring og saksbehandling av klientbehandling innen omsorg

Papir

Sikker sone

 

System X

System for legekontor

Papir

Sikker sone

 

HSPro

System for helsesøster

Papir

Sikker sone

 
         
         
         
         
         

Oppbygging av ESA

Arkiver (arkivskaper):

Kode

Betegnelse

Fra dato

Til dato

HK

Saksarkiv for Holtålen kommune kommune

08.05.98

 

IKG

Interkommunal brann- og redningsledelse

01.01.04

 
       

 Journalenheter:

J.Kode

Betegnelse

Fra dao

Til dato

Publisering postliste

ADM

Sentraladministrasjonen Holtålen kommune

08.05.98

 

Ja

         
         

Arkivdeler:

Kode

Betegnelse

Arkivskaper

Fra dato

Til dato

Arkivering

Elev

Elevarkiv

Holtålen kommune

21.11.11

 

Papir

EMNE -07

Sakarkiv Holtålen kommune

Holtålen kommune

01.01.07

 

Elektronisk

EMNE - 13

Sakarkiv Holtålen kommune

Holtålen kommune

01.01.13

   

GID

Byggesaksarkiv - Delingsarkiv - Jord/skog

Holtålen kommune

01.01.07

 

Papir

IKB

Interkommunal brann- og redningsledelse - Emnearkiv

Holtålen kommune

   

Elektronisk

MØTESAK -07

Møtesaker 2007

Holtålen kommune

01.01.07

 

Elektronisk /
Papir (innbinding)

MØTESAK -13

Møtesaker 2013

Holtålen kommune

01.01.13

   

PERSONAL

Personalarkiv – Holtålen kommune

Holtålen kommune

01.01.07

 

Papir

PLANSAK

Plansaker

Holtålen kommune

01.01.07

 

Papir

           
           
           
           
           
           
           
           

Ordningsprinsipp:

Ordningsprinsipp

Betegnelse

Type

EMNE

K-kode fagklasse/fellesklasse

K-kode

K-TILLEGG

K-kode tilleggsklasse

K-kode

GID

Grunneiendom-ID

GID (Gård- og bruksnummer)

PERSONAL

Personalmappe

Navn

PLANSAK

Plansaker

 

ELEV

Elevmappe

Navn

BARN

Mappe barnehagebarn

Navn

     
 
Laster...