Instruks for deponering av papirbasert arkiv til depot ved IKA Trøndelag

• Instruksen skal gjelde for deponering av papirbasert arkiv til IKA Trøndelag
• Instruksen bygger på Riksarkivarens ”Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner”
• Tilpassing av kommunens rutiner for periodisk bortsetting av arkiv til instruksen vil gjøre arbeidet med deponering av arkiv til depot vesentlig mindre ressurskrevende

1. Hva skal deponeres til depot

Kommunen skal deponere arkiv som er gått ut av administrativ bruk, normalt materiale som er 25 – 30 år gammelt, og arkiver etter organer som er lagt ned eller omorganisert.

IKA Trøndelag tar imot personsensitive arkiver 10 år etter at disse er gått ut av administrativ bruk.

2. Krav til materiale som skal deponeres

2.1 Materialet skal være ordnet, merket og listeført i henhold til bestemmelsene i Arkivforskriften § 5-4. Listen skal settes opp på IKA Trøndelags skjema ”Avleveringsliste”, og seriene føres opp etter rekkefølgen i Allment arkivskjema.

2.2 Møtebøker, kopibøker, journaler og registre produsert i løsbladform skal være bundet inn før avlevering. I noen tilfelle kan møtebøker arkiveres på emne og plasseres i saksarkivet.

2.3 Saksdokumenter skal legges i omslag og/ eller mapper i syrenøytralt materiale. Omslag og mapper skal være påført informasjon om innholdet (f. eks. saksnummer, tittel, arkivkode, årstall etc.)

2.4 Arkivmateriale som ikke bindes inn skal legges i arkivbokser. IKA er behjelpelig med råd i valg av type bokser

2.5 Registre og evt. andre fortegnelser over deler av arkivet skal følge deponeringen

2.6 Dersom deler av materialet er gradert, underlagt taushetsplikt eller av andre grunner unntatt fra offentligheten, skal dette fremgå av deponeringslisten

3. Prosedyrer for gjennomføring av deponering

3.1 Kommunen skal kontakte IKA i god til før deponeringen skal gjennomføres. Dette skjer ved oversendelse av skjema ”Melding om deponering”. Skjemaet skal inneholde opplysninger om:
• hvilket/ hvilke organer/arkivskapere som deponeres,
• hva slags materiale som inngår i deponering
• i hvilket tidsrom materialet er skapt og en gjennomnummerert liste over de arkivstykker (protokoller og bokser) deponeringen består av.

3.2 IKA kontrollerer listen og returnerer skjemaet som godkjent, eventuelt ber kommunen om at det gjøres endringer før deponeringen finner sted

3.3 Kommunen og IKA blir enige om tidspunkt for deponering

3.4 Kommunen pakker bokser og protokoller i flyttekasser som nummereres i henhold til deponeringslisten. Kassene settes på paller.

3.5 Kommunen sørger selv for transport av arkivmaterialet til IKAs magasin. Bilen må ha lukket lasterom og være utstyrt med lift for transport av paller. Arkivmaterialet bør ikke stå i lasterom over natten.

3.6 IKA tar i mot materialet, setter det opp i magasinet og kontrollerer hvorvidt leveringen stemmer overens med deponeringsslisten. Når deponeringen eventuelt blir godkjent, sender IKA kommunen kvittering for det deponerte materialet.

© IKA Trøndelag Iks, org.nr.: 971 375 965Dora 1, Maskinistgata 1, 7042 Trondheim

Tel: 73 50 18 90,

Epost: postmottak@ika-trondelag.no

http://www.ika-trondelag.no/