| Holtålen kommune har så langt som mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv, og arkivtjenesten er plassert i kommunehuset i Ålen. Alle, unntatt de som har egne fagprogram for klientbehandling, skal bruke sak/arkivsystemet ESA for all journalføring, saksbehandling og arkivering. Kontorfullmektig på skolene er ansvarlig for journalføring av inngående dokumenter på skolene, mens arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av alle andre dokumenter. All post skal stiles til Holtålen kommune, Helsetunet 7, 7380 Ålen, og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak. Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som blir produsert i ESA.
Oversikt over sak/arkivsystem og fagprogrammer for journalføring, saksbehandling og arkivering:
| Program
|
Innhold
|
Arkivering
|
Sikringstiltak
|
Merknad
|
| ESA
|
Journalføring, saksbehandling og arkivering av alle dokumenter som ikke inngår i andre fagsystem
|
Delvis fullelektronisk i ESA
|
Åpen sone
|
Inneholder sensitive opplysninger
|
| Socio
|
Journalføring og saksbehandling av klienter innen sosial
|
Papir
|
Sikker sone
|
01.01.2019 Røros ble vertskommune for NAV
|
| BVPro
|
Journalføring og saksbehandling av barnevernssaker
|
Papir
|
Sikker sone
|
Røros
|
| Gerica
|
Journalføring og saksbehandling av klientbehandling innen omsorg
|
Papir
|
Sikker sone
|
Helseplattformen tatt i bruk 12.11.2022
|
| System X
|
System for legekontor
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
| HSPro
|
System for helsesøster
|
Papir
|
Sikker sone
|
Helseplattformen tatt i bruk 12.11.2022
|
| Extensor
|
Journalføring og arkivering Fysio
|
Digitalt
|
Sikker Sone
|
Helseplattformen tatt i bruk 12.11.2022
|
Oppbygging av ESA Arkiver (arkivskaper):
| Kode
|
Betegnelse
|
Fra dato
|
Til dato
|
| HK
|
Saksarkiv for Holtålen kommune kommune
|
08.05.1998
|
|
| IKG
|
Interkommunal brann- og redningsledelse
|
01.01.2004
|
31.07.2021
|
Journalenheter:
| J.Kode
|
Betegnelse
|
Fra dao
|
Til dato
|
Publisering postliste
|
| ADM
|
Sentraladministrasjonen Holtålen kommune
|
08.05.1998
|
|
Ja
|
Arkivdeler:
| Kode
|
Betegnelse
|
Arkivskaper
|
Fra dato
|
Til dato
|
Arkivering
|
| Elev
|
Elevarkiv
|
Holtålen kommune
|
21.11.2011
|
28.10.2022
|
Papir
|
| EMNE -07
|
Sakarkiv Holtålen kommune
|
Holtålen kommune
|
01.01.2007
|
31.12.2012
|
Elektronisk
|
| EMNE - 13
|
Sakarkiv Holtålen kommune
|
Holtålen kommune
|
01.01.2013
|
28.10.2022
|
Elektronisk
|
| GID
|
Byggesaksarkiv - Delingsarkiv - Jord/skog
|
Holtålen kommune
|
01.01.2007
|
31.12.2018
|
Papir
|
| GID
|
Byggesaksarkiv - Delingsarkiv - Jord/skog
|
Holtålen kommune
|
01.01.2019
|
28.10.2022
|
Elektronisk
|
| IKB
|
Interkommunal brann- og redningsledelse - Emnearkiv
|
Holtålen kommune
|
01.01.2007
|
31.07.2021
|
Elektronisk
|
| MØTESAK -07
|
Møtesaker 2007
|
Holtålen kommune
|
01.01.2007
|
31.12.2012
|
Elektronisk /
Papir (innbinding)
|
| MØTESAK -13
|
Møtesaker 2013
|
Holtålen kommune
|
01.01.2013
|
31.12.2020
|
Elektronisk/papir
|
| MØTESAK - 13
|
Møtesaker 2013
|
Holtålen kommune
|
01.01.2021
|
28.10.2022
|
Elektronisk
|
| PERSONAL
|
Personalarkiv – Holtålen kommune
|
Holtålen kommune
|
01.01.2007
|
31.07.2018
|
Papir
|
| PERSONAL
|
Personalarkiv – Holtålen kommune
|
Holtålen kommune
|
01.08.2018
|
28.10.2022
|
Elektronisk
|
| PLANSAK
|
Plansaker
|
Holtålen kommune
|
01.01.2007
|
31.12.2018
|
Papir
|
| PLANSAK
|
Plansaker
|
Holtålen kommune
|
01.01.2019
|
28.10.2022
|
Elektronisk
|
Ordningsprinsipp:
| Ordningsprinsipp
|
Betegnelse
|
Type
|
| EMNE
|
K-kode fagklasse/fellesklasse
|
K-kode
|
| K-TILLEGG
|
K-kode tilleggsklasse
|
K-kode
|
| GID
|
Grunneiendom-ID
|
GID (Gård- og bruksnummer)
|
| PERSONAL
|
Personalmappe
|
Navn
|
| PLANSAK
|
Plansaker
|
|
| ELEV
|
Elevmappe
|
Navn
|
| BARN
|
Mappe barnehagebarn
|
Navn
|
|
|
|
Det viste elementet har ingen underelementer.
