Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at en virksomhet planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverkskrav.  Arkiv skal implementeres i organets eksisterende arbeid med internkontroll.

Arkivverket sin veileder for å etablere internkontroll for arkiv presenterer 7 punkter for å etablere arkivplanen som et verktøy for internkontroll:

1.            Kartlegg regelverket: Lenke til reglement

2.            Beskriv organisering og ansvar: Lenke til organisering, ansvar og delegering

3.            Fastsett mål: Lenke til mål

4.            Gjennomfør risikovurderinger (se nedenfor)

5.            Sørg for kompetanse og ressurser (se nedenfor)

6.            Håndter avvik (se nedenfor)

7.            Gjennomfør kontroll (se nedenfor).

Holtålen kommune har en arkivgruppe bestående av ansatte ved fellestjenester og konsulenter ved skole og pleie-/omsorgstjeneste hvor det diskuteres ulike arkivfaglige spørsmål. Arkivleder kaller inn ca. en gang i måneden eller ved behov. Andre fagpersoner tas med ved behov.

Internkontrollprosess:

Arkivplanen er under arbeid kontinuerlig.

Ved hvert årsskifte skal arkivplanen arkiveres. Før hver arkivering skal arkivgruppa gjennomføre ROS-analyse av arkivstatus.

Vi bruker Compilo sin ROS-analyse basert på Arkivverkets "Verktøy for egenvurdering av arkivkvalitet".   

ROS-rapporten med tiltaksplan lagres i Compilo, og arkiveres også sammen med arkivplanen.

Før arkivering av arkivplanen, skal den godkjennes av kommunedirektør.