Dersom det elektroniske systemet (fagsystem eller sakssystem) er nede mer enn 3 dager, må det føres en midlertidig papirjournal for hver dag.

Denne papirjournalen må inneholde følgende opplysninger:

• Avsender
• Mottaker
• Dokumentets tittel
• Dokumentets dato
• Dato for når dokumentet ble mottatt
• Saksbehandler
• Nummerering (for å forenkle gjenfinning)
• Ta en kopi som leveres saksbehandler

Når det elektroniske systemet er tilgjengelig igjen, registreres alle dokumenter enten i fagsystemet eller i sakssystemet.