RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

Compilo kvalitets- og avvikssystem. 

I Holtålen kommune er det kommunedirektør som er systemeier, men det daglige ansvaret er videredelegert til kommunens 3 systemadministratorer som har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt.

2a) Brukerrettigheter

IT-leder, Leder for fellestjenester og Velferdskoordinator er systemansvarlige og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Systemadministrator har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Enhetsledere har ansvaret for at arkivet blir informert/varslet om

• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i systemet
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i systemet
• endring av en persons brukerrettigheter i systemet

det kan skje

• ved nyansettelse
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i systemet
• når ansatte slutter

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes systemadministrator når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Meldingen skal være skriftlig, slik at enhetsleder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Systemadministratorer skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for sikkerheten, f.eks. for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlige som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Grunnprinsipper:

Ansatte legges inn på enhetsnivå og kan sende avvik til nærmeste leder. Ansatte har tilgang til kommunens dokumentbibliotek. 

2c) Signering og digital signatur

Ikke aktuelt for Compilo. 

2d) Kvalitetssikring

Ikke aktuelt for Compilo. Arkivet har ansvar for kvalitetssikring av dokumenter og avvik som overføres til Documaster. 

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Ikke aktuelt for Compilo. Arkivet har ansvar for kvalitetssikring av dokumenter og avvik som overføres til Documaster. 

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Ikke aktuelt for Compilo. 

Systemansvarlige godkjenner dokumenter som legges inn i Compilo. 

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

Ikke aktuelt for Compilo. 

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Ikke aktuelt for Compilo. 

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Holtålen kommune har et fullelektronisk arkiv og digital underskrift som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. 

4c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering

Dokumenter og avvik som registreres i Compilo føres automatisk over til Documaster hvor de konverteres til PDF/A.

4d) Periodisering og vedlikehold 

Det varsles og avtales med kommunalt depot om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, slik at dette kan skje umiddelbart etter at periodisering er utført.

Viser til plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale her. 

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Holtålen kommune har tilgangsstyring i det elektroniske saksbehandlingssystemet, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Det er også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt.

Alle tilganger i Compilo tildeles etter skriftlig bestilling fra enhetsleder. Ved behov for utvidede rettigheter skal dette også bestilles av enhetsleder. Da er enhetsleder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Ikke aktuelt for Compilo.