RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Holtålen kommune er det kommunedirektøren som er systemeier, men det daglige ansvaret er videredelegert til kommunens arkivleder som sammen med servicetorgets ansatte har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt.

2a) Brukerrettigheter

Servicetorgets ansatte er systemansvarlige og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Systemansvarlig har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig.

Enhetsledere har ansvaret for at systemansvarlig blir informert/varslet om

• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i systemet
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i systemet
• endring av en persons brukerrettigheter i systemet

det kan skje

• ved nyansettelse
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i systemet
• når ansatte slutter

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes arkivleder/servicetorgets ansatte når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Meldingen skal være skriftlig, slik at enhetsleder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Systemansvarlige skal ikke gjøre endringer i bruker eller rettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for sikkerheten, f.eks. for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlige som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

2c) Signering og digital signatur

Ikke aktuelt for Documaster

2d) Kvalitetssikring

Arkivet har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet. Se rutiner under "Rutiner - Servicetorget og arkivet" her.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Rutiner for registrering, journalføring og arkivering finnes under "Funksjonsbasert arkivplan 01.11.2022 -  For arkivtjenesten Rutiner Rutiner - Servicetorget og arkivet Dokumentfangst, postrutiner og restansekontroll" her. 

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

• Ikke aktuelt for Documaster

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

• Ikke aktuelt for Documaster

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

• Ikke aktuelt for Documaster

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

• Holtålen kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av dokumenter foretas av arkivtjenesten. Hvis tvil, kontaktes den enkelte saksbehandler for bistand for avgjørelsen. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode, korrekt hjemmel og det lages offentlig sladdet variant der det er mulig. 
• Ved innsynsbegjæring i unntatt offentlighetsdokumenter uten offentlig variant, avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

Ikke aktuelt for Documaster.

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes i sak- og arkivsystemet, jfr. §5-17 Godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering i Riksarkivarens forskrift.

Ved avlevering og deponering til kommunalt arkivdepot skal alle elektroniske dokumenter være lagret i disse formatene.

Documaster har Noark-5 godkjent arkivkjerne der all dokumentasjon blir arkivert i godkjente arkivformat.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering

Dokumenter overføres automatisk til Documaster fra fagsystem og konverteres i PDF/A.

4d) Periodisering og vedlikehold

Det varsles og avtales med kommunalt depot om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, slik at dette kan skje umiddelbart etter at periodisering er utført.

Viser til plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale her. 

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Holtålen kommune har tilgangsstyring i det elektroniske saksbehandlingssystemet, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Det er også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt.

Alle tilganger i Documaster tildeles etter skriftlig bestilling fra enhetsleder. Ved behov for utvidede rettigheter skal dette også bestilles av enhetsleder. Da er enhetsleder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Ikke aktuelt for Documaster