RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.»

Holtålen kommune arkiverer alle sine dokumenter elektronisk.

Oversikt over ulike sikkerhetsgrader for papirdokument som skal makuleres:

«Sikkerhetsgraden sier noe om hvor mye papiret kuttes opp og rangeres på en skala fra P2 opp til P7. Hver kuttype makulerer et A4-dokument til et gitt antall biter. Jo flere biter, desto høyere er sikkerhetsnivået. Høyere sikkerhetsnivå gir igjen mer plass i beholderen før den er full.

Sikkerhetsnivå:

• P2 - Gir grunnleggende sikkerhet for dokumenter uten sensitive opplysninger.

• P3 og P4 er ideelle for hjemmebruk eller andre bedriftsmiljøer som krever konfidensiell sikkerhet.

• P5, P6 og P7 er ideell for juridiske, økonomiske, statlige og andre miljøer med høy sikkerhet.»

Fellestjenester/arkivpersonalet har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Arkivpersonalet ved ytre enheter (skole og pleie/omsorg) har tilsvarende ansvar for papirpost mottatt ved egen enhet.  Saksbehandlere kan også skanne papirdokumenter inn i egne saksmapper.

Etter at dagens post er arkivavgrenset og sortert, skannes og etterbehandles de arkivverdige dokumentene i skannerprogrammet PixEView og lagres i PDF-format i importsentralen før dokumentene registreres inn i fagsystemet.

Under registrering i fagsystemet kvalitetssikres skanningen:

-  Er alle mottatte dokumenter skannet og arkivert?

-  Er alle sider kommet med i hvert dokument?

-  Er skanningen lesbar og kvalitetsmessig god nok?

-  Er det samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger?  

Etter at papirversjonen er skannet og registrert, makuleres den i sikker makuleringsdunk.  Holtålen kommune leaser sikre makuleringsdunker fra FIAS (Fjellregionens Interkommunale Avfallsselskap AS), der dunkene er underlagt euro-standarden DIN 32757-1. 

Oversikt over hvor sikkerhetsmakuleringsdunkene er plassert i organisasjonen Holtålen kommune finnes i vedlegg til arkivplanen (Elements Cloud sak 2023/535).  Oversikten er unntatt offentlighet pga. at disse makuleringsdunkene inneholder sensitivt materiale (jfr. offentlighetslovens § 13, jfr. forvaltningslovens § 13, 1. ledd).