Opp ett nivå

RAYVN

AF (Riksarkivarens forskrift) § 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

Riksarkivarens forskrift:

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Holtålen kommune er det kommunedirektør som er systemeier. Enhetsleder Hov skole og Enhetsleder Haltdalen Oppvekstsenter avd. skole har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt. De har videredelegert ansvaret til Assisterende rektor ved Hov skole.

2a) Brukerrettigheter

Leder fellestjenester og beredskapsansvarlig i kommunen systemansvarlig og har hovedansvaret for systemet.

Ajourhold av brukerrettigheter:

Systemansvarlig har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig.

Systemansvarlig/beredskapsansvarlig har ansvaret for at systemansvarlig blir informert/varslet om

tildeling av brukerrettigheter til nye personer i systemet
personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i systemet
endring av en persons brukerrettigheter i systemet

det kan skje

ved nyansettelse
ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i systemet
når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

Den ansattes fulle navn og stillingstittel
Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter
Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/evt. stopp av tilganger.
Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes beredskapsansvarlig når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Meldingen skal være skriftlig, slik at enhetsledere ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Systemansvarlig skal ikke gjøre endringer i bruker eller rettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for sikkerheten, f.eks. for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlig som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Når en bruker blir opprettet i RAYVN, blir de tildelt en brukerrolle. Rollen bestemmer hva de kan gjøre i RAYVN. RAYVN har fire forskjellige roller som gir tilganger i ulike funksjoner. En bruker kan ha en eller flere roller. Det er anbefalt å begrense tilgang på funksjoner hos brukere på grunnlag av hva de trenger å vite om.

Gjør oppmerksom på at en vurdering av rollene må gjøres etter at systemet er tatt i bruk og vi på en bedre måte kan vurdere hvem som trenger hvilke roller for at arbeid i kriser og med beredskap skal fungere best mulig.

Rolle:	Rettigheter:	Merknad:
Administrator (Kontoadmin)	Dette er den øverste rollen av brukerne, som har flest tilganger i RAYVN. Brukere med denne rollen har tilgang til alle funksjonene i RAYVN (som inngår i deres abonnement). Kundeadministratorer har mulighet til å starte/ lukke nye logger og starte/lukke logger fra loggmaler. De har også tilgang til kontoinnstillinger, hvor de kan administrere brukere, respondere, kontakter, kontaktlister, samvirkenettverk, logg- og møtemaler, steder og importer. Som kundeadministrator har man også tilgang til arkivet, prosjektinnstillinger, hendelsestyper og personvernsenteret.	Leder fellestjenester og beredskapsansvarlig - ass kommunedirektør har denne rollen
Gruppeadministrator	Brukere med rollen "gruppeadministrator" har tilgang til flere av de samme funksjonene som brukerne med rollen "kundeadministrator", men ikke alle. Gruppeadministratorer har også tilgang til kontoinnstillinger, hvor de kan administrere brukere, respondere, kontakter, kontaktlister, samvirkenettverk, logg- og møtemaler, steder og importer. De kan også starte/lukke nye logger, eller starte/lukke logger fra loggmaler. De har også tilgang til alle logger i deres gruppe, og undergrupper i deres gruppe. Gruppeadministratorer har derimot ikke tilgang til prosjektinnstillinger, personvernssenteret eller hendelsestype
Loggansvarlig	Brukere som er tildelt rollen "loggansvarlig" har kun tilgang funksjoner som har med loggene å gjøre. De kan starte/lukke nye logger, eller starte/lukke logger fra loggmaler. Loggansvarlige har ikke tilgang til kontoinnstillinger, generelle innstillinger, personvernsenteret, arkivet, eller hendelsestyper.	Enhetsledere VAR innehar denne rollen
Operatør	Brukere som er tildelt rollen som operatør har kun tilgang til de mest grunnleggende funksjonene i RAYVN. Disse brukerne har ikke mulighet til å starte eller lukke logger, eller å administrere de diverse instillingene som øvre roller har tilgang til. Som operatør har brukeren mulighet til å delta i logger de er invitert til. Dette er i hovedsak rollen som tildeles de som ikke trenger tilgang til de mer administrative funksjonene i RAYVN, men som fortsatt kan bidra og delta i loggene.	Enhetsledere (- enhetsleder VAR) og kriseteam innehar denne rollen.

2c) Signering og digital signatur

Dette er ikke aktuelt for RAYVN

2d) Kvalitetssikring

Det er administrator som har ansvar for kvalitetssikringen i RAYVN.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

All dokumentasjon skapes i RAYVN. Pr 01.10.2023 finnes det ingen arkivintegrasjon tilgjengelig. Dette må Holtålen kommune sammen med DSB, Statsforvaltere og resten av kommune Norge se på.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Ikke aktuelt for RAYVN - det er ingen dokumenter som skal for deles, ingen retting av journal- og arkivopplysninger, ingen avskriving eller ferdigstilling.

Administrator har ansvar for at loggene i RAYVN ferdigstilles.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

Om RAYVN er ute av drift ved krise. Benyttes word, teams og epost til systemet er oppe å går igjen.

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes i sak- og arkivsystemet, jfr. §5-17 Godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering i Riksarkivarens forskrift.

Ved avlevering og deponering til kommunalt arkivdepot skal alle elektroniske dokumenter være lagret i disse formatene.

Pr 01.10.2023 finnes det ingen arkivintegrasjon tilgjengelig. Dette må Holtålen kommune sammen med DSB, Statsforvaltere og resten av kommune Norge se på.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Holtålen kommune har et fullelektronisk arkiv og digital underskrift som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også skannede kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige uten original underskrift. Alle dokumenter skal skannes og journalføres.

Alt av papirarkiv er tidligere deponert til IKA Trøndelag for langtidsbevaring.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering

Pr 01.10.2023 finnes det ingen arkivintegrasjon tilgjengelig. Dette må Holtålen kommune sammen med DSB, Statsforvaltere og resten av kommune Norge se på.

4d) Periodisering og vedlikehold

Det varsles og avtales med kommunalt depot om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, slik at dette kan skje umiddelbart etter at periodisering er utført.

Viser til plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale her.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Holtålen kommune har tilgangsstyring i det elektroniske saksbehandlingssystemet, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Det er også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt.

Alle tilganger i RAYVN tildeles etter skriftlig bestilling fra enhetsleder. Ved behov for utvidede rettigheter skal dette også bestilles av enhetsleder. Da er enhetsleder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Ikke aktuelt for RAYVN