Opp ett nivå

Rutine - Bruk av gradering for dokumenter unntatt offentlighet

Generelt:

Å gradere et dokument vil si å begrense hvem som har tilgang til dokumentet. Gradering gjøres ved å sette på en tilgangskode, paragraf og skjermingsvalg.
- Tilgangskode er med på å styre hvem som eventuelt skal kunne få tilgang.
- Paragraf (hjemmel unntatt offentlighet) sier noe om hvorfor noe unntas.
- Skjermingsvalg avgjør hva som unntas av selve dokumentet, del av tittelen, avsender/mottaker og klassering.

Saksbehandler er selv ansvarlig for å vurdere om et dokument er unntatt offentlighet og derfor må graderes.
Gradering kan settes på saksnivå og på journalpostnivå.

Holtålen kommune praktiserer meroffentlighet, noe som betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i kommunens saksdokumenter. Allment innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter der offentlighetsloven gir en mulighet for unntak.

Det er kommunedirektøren som har det formelle ansvaret for praktisering av offentlighetsloven, men det praktiske ansvaret er delegert til den enkelte saksbehandler. For at kommunens praktisering av offentlighetsloven skal bli så sikker som mulig, kan arkivtjenesten likevel gjøre en offentlighetsvurdering i forbindelse med journalføringen, og eventuelt foreslå unntak med henvisning til gjeldende lovverk. Saksbehandler plikter i et hvert tilfelle å vurdere offentlighet, og rette opp eventuelle mangler i journalen. Når saksbehandler har journalført dokument, kontrollerer arkivtjenesten og retter opp eventuelle mangler i journalen. På denne måten sørger kommunen for en god kvalitetssikring av praktiseringen av offentlighetsloven.

Alle unntak fra offentlighet må hjemles i lov.

Anvendelse av lovparagrafer for å unnta dokumenter for offentlighet i Holtålen kommune:

Denne lovparagrafsoversikten er også bygd inn i kommunens sakssystem Elements Cloud.

Lovparagraf:		Anvendelsesområde (stikkord):
Offl. § 2, jfr. Offl.forskriften § 3.2		Husleietvister o.l.
Offl. § 4, 2. ledd		Unntatt off. inntil dokumentet er ferdigstilt
Offl. § 5, 1. ledd		Utsatt innsyn fra senere tidspunkt
Offl. § 5, 3. ledd		Utsatt innsyn til dokument har kommet til mottaker eller hendelse der det skal offentliggjøres har funnet sted
Offl.forskriften § 7, 2. ledd bokstav e)		Lønn og godtgjøring
Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd		Taushetsplikt - Personlige forhold
Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 2. ledd		Taushetsplikt - Forretningsforhold
Offl. § 13, jfr. Bvl. § 6-7		Taushetsplikt barnevern
Offl. § 13, eiendomsskattel. § 29, jfr. likningsloven § 3-13		Eiendomsskatt
Offl. § 13, Skbtl. §3-2		Taushetsplikt som gjelder fastsetting av de enkelte skatte- og avgiftskrav, gjelder ved innkreving av slike krav
Offl. § 14, 1. ledd		Dokument laget for egen intern saksforberedelse
Offl. § 15		Dokument innhentet utenfra for intern saksforberedelse
Offl. § 17		Unntak for visse dokument som gjelder Det Kongelige Hoff
Offl. § 18		Rettssaksdokument
Offl. § 21		Forsvars- og sikkerhetsinteresser
Offl. § 22		Statlige budsjettsaker
Offl. § 23, 1. ledd		Forhandlingsposisjon - Økonomi-, lønns- eller personalforvaltning
Offl. § 23, 3. ledd		Forhandlingsposisjon - Tilbud og protokoll ved offentlige innkjøp, til valget av leverandør er gjort
Offl. § 23, 4. ledd		Dokument gjeldende selskap der kommunen har eierinteresser
Offl. § 24, 1. ledd		Fordi innsyn ville motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre pålegg eller forbud
Offl. § 24, 2. ledd		Melding, tips eller lignende dokument om lovbrudd
Offl. § 24, 3. ledd		Når unntak er påkrevet fordi innsyn ville lette gjennomføring av straffbare handlinger
Offl. § 23, 4. ledd		Dokument gjeldende selskap der kommunen har eierinteresser
Offl. § 24, 1. ledd		Fordi innsyn ville motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre pålegg eller forbud
Offl. § 24, 2. ledd		Melding, tips eller lignende dokument om lovbrudd
Offl. § 24, 3. ledd		Når unntak er påkrevet fordi innsyn ville lette gjennomføring av straffbare handlinger
Offl. § 25		Ansettelser
Offl. § 25, 3. ledd		Oppgave over utregnet lønn eller lignende godtgjøring, utregningsgrunnlag for feriepenger
Offl. § 26, 1. ledd		Eksamenssvar og karakterer m.m.
Offl. § 26, 2. ledd		Priser og hederstegn
Offl. § 26, 3. ledd		Personbilde tatt inn i et personregister
Offl. § 26, 5. ledd		Fødselsnummer og nummer med tilsvarende funksjon

(Offl. = Offentleglova, Fvl. = Forvaltningsloven, Bvl. = Barnevernsloven, Skbtl. = Skattebetalingsloven, Offl.forskriften = Offentleglovsforskriften)

Denne siden viser i tabellen ovenfor sentralt regelverk som enhetsledere og saksbehandlere bruker for å unndra dokumenter fra offentlighet. Lovene finner du i sin helhet i Lovdata. Du finner også en snarvei til Sivilombudsmannen sin hjemmeside her - i tilfelle du har behov for å sjekke uttalelser fra denne instansen.

Tilgangskoder som benyttes i sakssystemet Elements Cloud:

Tilgangskode:	Betegnelse:	Lovhjemmel:
A	Ansettelsessaker	Offl. § 25
B	Barnehage	Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
BS	Barnehage sensitiv	Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
E	Elev	Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
ES	Elev sensitiv informasjon	Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
FL	Flyktning sensitiv informasjon	Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
KL	Klientsaker sensitiv	Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
MU	Møtedokumenter unntatt offentlighet	Møtedokumenter unntatt offentlighet
P	Personalsaker	Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd Offl. § 14, 1. ledd Offl. § 23, 1. ledd Offl. § 26, 5. ledd
PS	Personalsak sensitiv informasjon	Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
S	Skattesaker	Offl. § 13, eiendomsskattel. § 29, jfr. likningsloven § 3-13 Offl. § 13, jfr. Skbtl. §3-2
U	Unntatt offentlighet	Se tabellen over
US	Unntatt offentlighet sensitiv informasjon	Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
XS	Midlertidig sperret sensitiv informasjon	Offl. § 5, 1. ledd
XX	Midlertidig sperret	Offl. § 5, 1. ledd