Generelt:
- Å gradere et dokument vil si å begrense hvem som har tilgang til dokumentet. Gradering gjøres ved å sette på en tilgangskode, paragraf og skjermingsvalg.
- Tilgangskode er med på å styre hvem som eventuelt skal kunne få tilgang.
- Paragraf (hjemmel unntatt offentlighet) sier noe om hvorfor noe unntas.
- Skjermingsvalg avgjør hva som unntas av selve dokumentet, del av tittelen, avsender/mottaker og klassering.
- Saksbehandler er selv ansvarlig for å vurdere om et dokument er unntatt offentlighet og derfor må graderes.
- Gradering kan settes på saksnivå og på journalpostnivå.
Holtålen kommune praktiserer meroffentlighet, noe som betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i kommunens saksdokumenter. Allment innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter der offentlighetsloven gir en mulighet for unntak. Det er kommunedirektøren som har det formelle ansvaret for praktisering av offentlighetsloven, men det praktiske ansvaret er delegert til den enkelte saksbehandler. For at kommunens praktisering av offentlighetsloven skal bli så sikker som mulig, kan arkivtjenesten likevel gjøre en offentlighetsvurdering i forbindelse med journalføringen, og eventuelt foreslå unntak med henvisning til gjeldende lovverk. Saksbehandler plikter i et hvert tilfelle å vurdere offentlighet, og rette opp eventuelle mangler i journalen. Når saksbehandler har journalført dokument, kontrollerer arkivtjenesten og retter opp eventuelle mangler i journalen. På denne måten sørger kommunen for en god kvalitetssikring av praktiseringen av offentlighetsloven. Alle unntak fra offentlighet må hjemles i lov. Anvendelse av lovparagrafer for å unnta dokumenter for offentlighet i Holtålen kommune:
- Denne lovparagrafsoversikten er også bygd inn i kommunens sakssystem Elements Cloud.
| Lovparagraf:
|
Anvendelsesområde (stikkord):
|
|
| Offl. § 4, 2. ledd
|
Unntatt off. inntil dokumentet er ferdigstilt
|
|
| Offl. § 5, 1. ledd
|
Utsatt innsyn fra senere tidspunkt
|
|
| Offl. § 5, 3. ledd
|
Utsatt innsyn til dokument har kommet til mottaker eller hendelse der det skal offentliggjøres har funnet sted
|
|
| Offl.forskriften § 7, 2. ledd bokstav e)
|
Lønn og godtgjøring
|
|
| Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
|
Taushetsplikt - Personlige forhold
|
|
| Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 2. ledd
|
Taushetsplikt - Forretningsforhold
|
|
| Offl. § 13, jfr. Bvl. § 6-7
|
Taushetsplikt barnevern
|
|
| Offl. § 13, eiendomsskattel. § 29, jfr. likningsloven § 3-13
|
Eiendomsskatt
|
|
| Offl. § 13, Skbtl. §3-2
|
Taushetsplikt som gjelder fastsetting av de enkelte skatte- og avgiftskrav, gjelder ved innkreving av slike krav
|
|
| Offl. § 14, 1. ledd
|
Dokument laget for egen intern saksforberedelse
|
|
| Offl. § 15
|
Dokument innhentet utenfra for intern saksforberedelse
|
|
| Offl. § 17
|
Unntak for visse dokument som gjelder Det Kongelige Hoff
|
|
| Offl. § 18
|
Rettssaksdokument
|
|
| Offl. § 21
|
Forsvars- og sikkerhetsinteresser
|
|
| Offl. § 22
|
Statlige budsjettsaker
|
|
| Offl. § 23, 1. ledd
|
Forhandlingsposisjon - Økonomi-, lønns- eller personalforvaltning
|
|
| Offl. § 23, 3. ledd
|
Forhandlingsposisjon - Tilbud og protokoll ved offentlige innkjøp, til valget av leverandør er gjort
|
|
| Offl. § 23, 4. ledd
|
Dokument gjeldende selskap der kommunen har eierinteresser
|
|
| Offl. § 24, 1. ledd
|
Fordi innsyn ville motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre pålegg eller forbud
|
|
| Offl. § 24, 2. ledd
|
Melding, tips eller lignende dokument om lovbrudd
|
|
| Offl. § 24, 3. ledd
|
Når unntak er påkrevet fordi innsyn ville lette gjennomføring av straffbare handlinger
|
|
| Offl. § 23, 4. ledd
|
Dokument gjeldende selskap der kommunen har eierinteresser
|
|
| Offl. § 24, 1. ledd
|
Fordi innsyn ville motvirke offentlige kontroll- eller reguleringstiltak eller andre pålegg eller forbud
|
|
| Offl. § 24, 2. ledd
|
Melding, tips eller lignende dokument om lovbrudd
|
|
| Offl. § 24, 3. ledd
|
Når unntak er påkrevet fordi innsyn ville lette gjennomføring av straffbare handlinger
|
|
| Offl. § 25
|
Ansettelser
|
|
| Offl. § 25, 3. ledd
|
Oppgave over utregnet lønn eller lignende godtgjøring, utregningsgrunnlag for feriepenger
|
|
| Offl. § 26, 1. ledd
|
Eksamenssvar og karakterer m.m.
|
|
| Offl. § 26, 2. ledd
|
Priser og hederstegn
|
|
| Offl. § 26, 3. ledd
|
Personbilde tatt inn i et personregister
|
|
| Offl. § 26, 5. ledd
|
Fødselsnummer og nummer med tilsvarende funksjon
|
|
|
|
|
|
(Offl. = Offentleglova, Fvl. = Forvaltningsloven, Bvl. = Barnevernsloven, Skbtl. = Skattebetalingsloven ) Denne siden viser i tabellen ovenfor sentralt regelverk som enhetsledere og saksbehandlere bruker for å unndra dokumenter fra offentlighet. Lovene finner du i sin helhet i Lovdata. Du finner også en snarvei til Sivilombudsmannen sin hjemmeside her - i tilfelle du har behov for å sjekke uttalelser fra denne instansen. Tilgangskoder som benyttes i sakssystemet Elements Cloud:
|
| Tilgangskode:
|
Betegnelse:
|
Lovhjemmel:
|
| A
|
Ansettelsessaker
|
Offl. § 25
|
| B
|
Barnehage
|
Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
|
| BS
|
Barnehage sensitiv
|
Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
|
| E
|
Elev
|
Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
|
| ES
|
Elev sensitiv informasjon
|
Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
|
| FL
|
Flyktning sensitiv informasjon
|
Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
|
| KL
|
Klientsaker sensitiv
|
Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
|
| MU
|
Møtedokumenter unntatt offentlighet
|
Møtedokumenter unntatt offentlighet
|
| P
|
Personalsaker
|
Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd Offl. § 14, 1. ledd Offl. § 23, 1. ledd Offl. § 26, 5. ledd
|
| PS
|
Personalsak sensitiv informasjon
|
Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
|
| S
|
Skattesaker
|
Offl. § 13, eiendomsskattel. § 29, jfr. likningsloven § 3-13 Offl. § 13, jfr. Skbtl. §3-2
|
| U
|
Unntatt offentlighet
|
Se tabellen over
|
| US
|
Unntatt offentlighet sensitiv informasjon
|
Offl. § 13, jfr. Fvl. § 13, 1. ledd
|
| XS
|
Midlertidig sperret sensitiv informasjon
|
Offl. § 5, 1. ledd
|
| XX
|
Midlertidig sperret
|
Offl. § 5, 1. ledd
|
|
