F (Riksarkivarens forskrift) § 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

Gjelder enhetene Helse og Pleie/omsorg.

I Holtålen kommune er det kommunedirektør som er systemeier, men det daglige ansvaret er videredelegert til kommunens Enhetsleder Helse og Enhetsleder Pleie/omsorg.  Disse har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt.

2a) Brukerrettigheter

Enhetsleder Helse og Enhetsleder Pleie/omsorg er systemansvarlige og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Enhetsleder Helse og Enhetsleder Pleie/omsorg har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig.

Enhetsledere i kommunen har ansvaret for at systemansvarlige blir informert/varslet om

• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i systemet
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i systemet
• endring av en persons brukerrettigheter i systemet

det kan skje

• ved nyansettelse
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i systemet
• når ansatte slutter

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes systemansvarlige når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Meldingen skal være skriftlig, slik at enhetsleder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Systemansvarlige skal ikke gjøre endringer i bruker eller rettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for sikkerheten, f.eks. for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlige som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

:::::::::

Det er mye innhold i en pasientjournal i Helseplattformen, det vil bli altfor omfattende å ramse opp innhold hver rolle har tilgang til. Dermed er dette oppdelt i 4 hovedkategorier:

-          Generell informasjon i en pasientjournal

-          Tilpasset innhold ut ifra avdelingen du er innlogget på

-          Tilganger som alle kliniker og saksbehandler roller har

-          Oversikt over brukte roller i Holtålen

Her er generell informasjon som kan stå i en pasientjournal:

-          Personopplysninger (navn, kjønn, alder, personnr., adresse, sivilstand, tlf., høyde, vekt, KMI, HLR-status)

-          Helsefaglig team (her kan du se hvilke klinikere som følger opp denne pasienten, f.eks. fastlege og primærkontakt) og pasientstatus (kan se om pasient er innlagt eller ikke)

-          Sykdom, smittsomhet og allergier

-          Legemidler

-          Journalnotater og flytskjema (notater er skjulte hvis de er skrevet av en annen avdeling enn den du er innlogget i, kan gi deg selv tilgang hvis du har grunnlag til å se på innholdet)

-          Kontakter til pasienten (kan se hvem som har vært i kontakt med pasienten tidligere, og hvilken type journalføring de utførte) 

Noe innhold i journalen vil variere ut ifra hvilken avdeling du er innlogget i. Holtålens avdelinger i Helseplattformen er:

-          Sykehjem

• De ansatte har en pasientliste, i starten av vakten velger de ut hvilke pasienter på avdelingen de skal følge opp
• Pasientene har en egen pleieplan, med oppgaver som skal utføres av de ansatte

-          Hjemmetjenesten

• De ansatte blir tildelt en liste med “besøk” som skal utføres ila. vakten, der de sjekker inn og ut fra pasientene
• Besøkene har oppgaver knyttet mot seg, som skal utføres av de ansatte

-          Sakslia

• De ansatte blir tildelt en liste med “besøk” som skal utføres ila. vakten, der de sjekker inn og ut fra pasientene
• Besøkene har oppgaver knyttet mot seg, som skal utføres av de ansatte

-          Dagsenter

• Dagsenter har en egen liste med pasienter, pasientene sjekkes inn når de ankommer og ut når de drar
• Bruker hovedsakelig journalnotater og flytskjema

-          Hukommelsesteam

• Ansatte har en egen liste over pasienter som følges opp av huk (hukommelsesteam)
• Bruker hovedsakelig journalnotater og flytskjema

-          Kreftkoordinator

• Ansatte har en egen liste over pasienter som følges opp av kreftteamet
• Bruker hovedsakelig journalnotater og flytskjema

-          Fysioterapi

• De ansatte har en egen timemal med timeavtaler
• Journalfører og sjekker pasienter inn og ut av avtalen
• Takster timeavtalene og sender oppgjør til Helfo

-          Helsestasjon

•  De ansatte har en egen timemal med timeavtaler
• Journalfører og sjekker pasienter inn og ut av avtalen

-          Svangerskapsomsorg

•  De ansatte har en egen timemal med timeavtaler
• Journalfører og sjekker pasienter inn og ut av avtalen
• Takster timeavtalene og sender oppgjør til Helfo

-          Legekontor

• Legekontoravdelingen ikke i bruk pr. dags dato (22.08.2023)

-          Psykisk helse

• De ansatte har en egen timemal med timeavtaler
• Journalfører og sjekker pasienter inn og ut av avtalen

-          Psykososialt kriseteam

• Blir opprettet 01.09.2023
• Skal kun brukes når en pasient må følges opp av kommunen etter en krise, ulykke eller katastrofe
• Journalføring i denne avdelingen vil bli mer skjult enn andre avdelinger

-          Forvaltning (saksbehandleravdeling)

•  Får tilgang til lister som har oversikt over søknader om kommunal helsehjelp

Tilganger som alle kliniker og saksbehandlerroller har: 

-          Muligheten til å velge avdeling og rolle når man logger inn

-          Tilgang til rapporter som er tilpasset din rolle

-          Tilgang til dashbord som er tilpasset din rolle

-          Tilgang til e-meldinger (In Basket)

-          Tilgang til administrative og kliniske verktøy tilpasset din rolle

-          Tilgang til pasienter tilknyttet avdelingen de er innlogget

-          Tilgang til å søke etter pasienter i og utenfor avdelingen

-          Tilgang til tilpasset info i journal, ut ifra hvilken rolle de er

Oversikt over brukte roller i Holtålen kommune:

2c) Signering og digital signatur

All dokumentasjon blir signert av den som dokumenterer.

Alt som utføres i Helseplattformen, blir loggført og må signeres ut etter besøk ("signer besøk").

Digitalt ekspederte dokumenter påføres følgende setning under saksbehandlers navn og tittel:

Dokumentet er elektronisk og sendes derfor uten signatur. 

2d) Kvalitetssikring

Situasjonen er uavklart og vi er i dialog med Helseplattformen. Arkivet har ansvar for kvalitetssikring av dokumenter når de overføres til godkjent arkivkjerne (trolig Documaster).  

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Situasjonen er uavklart og vi er i dialog med Helseplattformen. Arkivet har ansvar for kvalitetssikring av dokumenter når de overføres til godkjent arkivkjerne (trolig Documaster). 

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

• Ved registrering av inngående dokumenter fordeler Konsulent pleie/omsorg dette.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

• Retting av uriktige journal- og arkivopplysninger gjøres under kvalitetssikring og journalføring av alle dokumenttyper eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige journalopplysninger der de selv er saksansvarlige.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

• Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter de er ansvarlige for. 

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

• Holtålen kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av dokumenter foretas av den som er ansvarlig for dokumentet.  
• Ved innsynsbegjæring i unntatt offentlighetsdokumenter uten offentlig variant, avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen.  

Det er egen rutine (BCA-PC) for å innhente journalinformasjon ved nedetid.  Denne rutinen er under utarbeidelse.

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Situasjonen er uavklart og vi er i dialog med Helseplattformen. 

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Holtålen kommune har et fullelektronisk arkiv og digital underskrift som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. 

Vårt/Holtålen kommunes mål er at Helseplattformen skal få godkjent arkivkjerne eller kobles opp mot Documaster. Vi er i dialog med Helseplattformen om saken. 

c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering

Helsepersonell dokumenterer hver dag i Helseplattformen.

Ved journalføring blir dokumentene umiddelbart automatisk konvertert til PDF/a-format, og de blir da låst. 

Mottatte papirdokumenter som skannes og arkiveres elektronisk kasseres etter kommunens rutiner for dette. 

4d) Periodisering og vedlikehold

Det er uavklart hvem som skal ta i mot elektronisk arkivmateriale fra Helseplattformen. Vi er i dialog med Helseplattformen, som igjen er i dialog med Arkivverket. 

Det varsles og avtales med kommunalt depot om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, slik at dette kan skje umiddelbart etter at periodisering er utført.

Viser til plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale her. 

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Holtålen kommune har tilgangsstyring i det elektroniske saksbehandlingssystemet, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Det er også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt.

Alle tilganger i Helseplattformen tildeles etter skriftlig bestilling fra enhetsleder. Ved behov for utvidede rettigheter skal dette også bestilles av enhetsleder. Da er enhetsleder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

Helseplattformen benytter Confides-kort for innlogging.  

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Mottatte papirdokumenter som skannes og arkiveres elektronisk kasseres etter kommunens rutiner for dette.