Hovedregel

Hovedregel i offentlighetsloven er at dokumenter er offentlige så lenge det ikke er gjort unntak i lov. 

Tilgangen til saker og dokumenter i saksystemet er styrt gjennom hvilken rolle og tilgangsgrupper brukeren er tildelt. Uten tilgangskode på sak eller dokument kan interne brukere lese alt og taushetsbelagt informasjon vil ligge åpent for offentligheten.

Ansvaret for offentlighetsvurdering/gradering av saker og dokumenter er lagt til saksbehandler. Arkivet  har ansvaret for å foreta en førstehåndsvurdering av offentlighet ved registrering av inngående post.

Offentlighetsloven gjelder for hele den offentlige forvaltning. Loven avgjør om presse og publikum kan få innsyn eller ikke i dokumenter som et offentlig organ har mottatt eller produsert.
Som dokument regnes en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring eller overføring. Det er altså ikke kun journalførte dokumenter det kan søkes innsyn i, men alle dokumenter som finnes i kommunen, f.eks. e-poster, dokument i fagsystem, dokument i Teams osv.

De generelle bestemmelsene om taushetsplikt finnes i offentlighetsloven og forvaltningsloven, samt i forvaltningslovforskriften. Av offentlighetsloven § 13 framgår det at man ikke kan få innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt. I tillegg er det i enkelte særlover gitt spesielle bestemmelser om taushetsplikt (eks. barnevern, helse m.m.).

Retten til partsinnsyn ligger i forvaltningsloven.

Retten til å vite hvilke opplysninger en virksomhet har registrert om deg er regulering i personopplysningsloven.

Postjournal:

Alle inngående og utgående dokumenter i saksystemet skal registreres inn i offentlig journal. Merk at journalføringsplikten omfatter dokumenter som blir gjenstand for saksbehandling, eller har dokumentasjonsverdi. Andre typer dokumenter skal holdes utenfor arkivet, jfr. arkivforskriften § 14.

Postjournalen legges ut på nettsidene til kommunen, med en dags forsinkelse. I tillegg til selve journalen legger kommunen ut dokumenter - fulltekstpublisering.

Holtålen kommune har flere postjournaler i fagsystem for klientpost. Disse er ikke publisert i nettsiden, da dette er graderte, ofte sensitive dokumenter (Helseplattformen, Hove Total, Visma Flyt skole og barnehage, SpeedAdmin). 
Man kan  likevel be om innsyn i disse postjournalene og dokumentene inkl. vedlegg, for disse fagsystemene.

Innsyn

Enhver kan kreve å gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Et innsynskrav kan være anonymt, og kan legges fram muntlig eller skriftlig.

Det er ikke krav om å journalføre innsynskrav, men man er pliktig til å arkivere. Det betyr at Holtålen kommune skal journalføre innsynskrav siden saksystemet ikke skiller mellom arkivering og journalføring.

Unntak fra innsynsretten:

Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokumenter med følsomme opplysninger mot innsyn under saksbehandlingsprosessen, og kontrollere at disse er påført riktig hjemmel for unntatt offentlighet.
Arkivtjenesten har ansvar for å forhåndsklassifisere innkommet post. Det betyr at det ved journalføring skal vurderes om posten skal graderes, samt påføre riktig hjemmel. Når saksbehandler får posten i saksystemet, skal saksbehandler avgjøre om graderingen er riktig.

Skjerming av opplysninger i offentlig journal:

I §10 i arkivforskriften gis det hjemmel for å skjerme nødvendige opplysninger i offentlig journal. Premisset for å kunne skjerme opplysninger er at det kan gjøres unntak etter reglene i offentlighetsloven.
Hjemmel for unntak fra offentlighet ligger enten i:

• Unntaksbestemmelsene §§ 13-27 i offentleglova og i forskriftens bestemmelser.
• § 13 i forvaltningsloven som omhandler taushetsplikt.
• I andre lover med bestemmelser om taushetsplikt.

Holtålen kommune benytter PixView til sladding av opplysninger ved delvis innvilget innsyn i dokumenter.

Lenke: Rutine- Bruk av gradering for dokumenter unntatt offentlighet.

Lenke:  Rutine for sladding av graderte dokumenter.

Merinnsyn - meroffentlighet

Ved innsynskrav har man plikt til å vurdere om innsyn skal gis, selv om dokumentet kan unntas offentlighet, og journalposten er unntatt offentlighet ved forhåndsklassifisering. Den som vurderer skal avveie hensynet til behovet for hemmelighold, opp mot samfunnets interesse i å få innsyn i de aktuelle opplysningene.

Unntak fra slik vurdering er når det er brukt §13 - taushetsbelagte opplysninger. Da skal man ikke vurdere merinnsyn.

Saksbehandling av innsynskrav - klagerett

Det er saksbehandlere som har ansvar for å behandle innsynskrav. Innsynskrav skal behandles i tråd med gjeldende lover og forskrifter (offentlighetsloven, forvaltningsloven og personvernloven.)

Arkivtjenestens rolle vil være den samme som i ordinær saksbehandling. Ved behandling av spørsmål om innsyn har arkivtjenesten ansvar for å:

• Registrere at innsynsbegjæringer er sendt videre til saksbehandler.
• Legge frem de etterspurte dokumentene til gjennomsyn hos den som skal behandle innsynssøknaden.
• Kontrollere at de originale arkivdokumenter blir behandlet i tråd med bestemmelsene i arkivloven med forskrifter.

Det er offentlighetslovens kapittel 4 som bestemmer hvordan saksbehandling og klagebehandling skal skje.

• Innsynskrav: Krav om innsyn kan fremsettes skriftlig eller muntlig, og må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art (§ 28).
• Avgjørelseskompetanse: Organet som har mottatt kravet skal vurdere kravet konkret og selvstendig, og avgjørelsen skal foreligge uten ugrunnet opphold (§ 29) (3 virkedager). Hvis organet har dokumentet hos seg (og det er et saksdokument for organet), kan ikke organet vise videre f.eks. til avsender for å få kravet avgjort der, men god forvaltningsskikk tilsier at man spør avsender eller andre parter om de har tilleggsopplysninger som bør hensyntas når innsynskravet skal vurderes.
• Praktisk: Organet bestemmer selv hvordan innsyn skal gis (§ 30). Kravstiller kan be om papirkopi eller elektronisk kopi.
• Avslag: Avslag på krav om innsyn skal alltid være skriftlig, og man skal vise til paragrafen i loven som hjemler avslaget (inkl. leddet, bokstaven eller nummeret som er brukt) (§ 31). Hvis man bruker § 13 til å nekte innsyn, skal man også vise til loven (inkl. paragraf, ledd, bokstav og/eller nummer) som pålegger taushetsplikt i det konkrete tilfellet.
• Begrunnelse: Den som har fått avslag på sitt krav om innsyn, kan be om en nærmere begrunnelse for avslaget, som organet må gi så snart som mulig, og senest innen ti virkedager etter at kravet om begrunnelse er mottatt (§ 31).
• Klage: Alle avgjørelser etter loven kan påklages, unntatt avgjørelser om å gi innsyn (§ 32).
• Frist: Hvis det går 5 arbeidsdager etter at organet mottok kravet og kravsetter fortsatt ikke har fått en tilbakemelding, regnes det som et avslag som kravsetter kan klage på (§ 32).
• Klagen sendes det forvaltningsorganet som er nærmest overordna det forvaltningsorganet som har gjort vedtaket. For kommunen gjelder at klagen sendes Statsforvalteren i Trøndelag. 

Holtålen kommune velger å journalføre innsynskrav. Saksbehandler skal selv sørge for at svaret blir arkivert.

Aktuelle lenker: 

• Rutine - Bruk av gradering for dokumenter unntatt offentlighet.
• Rutine for sladding av graderte dokumenter.