1. Formål
Formålet med denne instruksen er å sikre god og sikker saksgang og dokumentasjon samt langtidsbevaring av dokumentasjonen i henhold til vedtatte lover og forskrifter (forvaltningsloven, offentleglova, arkivlova, personopplysningsloven, osv.) og opprettholde tillitten, samt sikre demokrati og åpenhet i kommunen.
Rutinene til Holtålen kommune beskriver nærmere hvordan dokument-, saks- og arkivhåndteringen utføres. Lenke - Rutiner.
2. Ansvar
Ansatte og enhetsledere har ansvar for at dokumentasjon de produserer, sender eller mottar blir registrert i Elements Cloud eller i andre fag-/arkivsystem*. Den enkelte enhetsleder har i tillegg et ansvar for at medarbeiderne følger instruksen.
3. Generelt
Instruksen skal bidra til å sikre effektiv saksbehandling, sikker registrering, lagring og gjenfinning av dokumenter i Holtålen kommune. Instruksen skal være grunnlag for internkontroll/styring, oppfølging av avvik, samt utvikling og vedlikehold av dokumentbehandlingen.
Holtålen kommunes dokumentasjon skal ha høy grad av integritet, være tilgjengelig, pålitelig, anvendbar, autentisk og sikre konfidensialitet.
|
INTEGRITET
At dokumentasjon har
integritet, innebærer at den
er fullstendig og uendret
|
TILGJENGELIGHET
Tilgjengelighet er å sikre at de
som skal ha tilgang til
informasjonen, har tilgang.
|
|
|
|
PÅLITELIGHET
Pålitelig dokumentasjon har
et innhold som en kan stole på er en fullstendig og nøyaktig
gjengivelse av transaksjonene,
aktivitetene og faktaene som
skal dokumenteres, og skal
kunne danne grunnlag for
etterfølgende transaksjoner
og aktiviteter.
|
AUTENTISITET
Autentisk dokumentasjon er
noe det kan bevises at
• den er hva den hevder å være,
• den er produsert eller sendt av
den personen som hevder å ha
produsert eller sendt den, og
• den er produsert eller sendt på det påståtte tidspunktet.
|
|
|
|
ANVENDBARHET
Anvendelig dokumentasjon kan
gjenfinnes, hentes frem,
presenteres og tolkes.
|
KONFIDENSIALITET
Konfidensialitet er å sikre at
ikke andre enn de som skal
ha tilgang til informasjonen,
har tilgang.
|
|
|
4. Hovedregler
- All sakskorrespondanse og dokumentasjon skal finnes i Elements Cloud eller i andre fag-/arkivsystem*.
- Sakskorrespondanse og dokumentasjon skal umiddelbart lagres i Elements Cloud, eller i andre fag-/arkivsystem*, uten ugrunnet opphold.
- Dokumenter som produseres på andre lagringsområder, skal også ha utkastene lagret i Elements Cloud eller i andre fag-/arkivsystem*.
- Alle henvendelser skal besvares så raskt som mulig, og senest innen tre uker.
- Henvendelser som ikke kan besvares i løpet av tre uker, skal gis foreløpig svar.
- Innsynskrav skal besvares så raskt som mulig, og innen tre virkedager.
- Holtålen kommunes henvendelser og svar skal ha en offisiell form og tone. Enhetenes egne brevmaler skal tas i bruk.
- Godkjenning av dokumenter gjøres digitalt i Elements Cloud eller i andre fag-/arkivsystem*.
5. Håndtering av avvik
Avvik meldes nærmeste leder.
6. Rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter
Rutinene som er nevnt i Riksarkivarens forskrift §§ 3-2, 3-4 og 3-6 ligger under "Rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter" i kommunens arkivplan - her!
7. Aktuelle lenker
* Med andre fag-/arkivsystem menes: Helseplattformen, Hove Total, SpeedAdmin, Visma Flyt Barnehage, Visma Sikker Sak Barnehage, Visma Flyt Skole, Visma Sikker Sak Skole og Visma Samspill.
