POLITISK MØTEKALENDER

Politisk møtekalender for kommende år behandles/settes opp av ordfører inneværende år. Møtekalenderen legges i sakssystemet (Elements Cloud møtemodul) som vises i kommunens nettside; Elements Publikum.
Møtene legges også inn i Outlook-kalender til ordfører, kommunedirektør, assisterende kommunedirektør/møtesekretær og økonomisjef i tillegg til møterommet.

Møtedokumentene (de som er offentlige) er tilgjengelige ca. ei ukes tid før hvert møte, og saksbehandlerne har skrivefrist 12 dager i forveien.  Fellestjenester sender ut påminning til saksbehandlere via e-post om frist (sendes ut ca. ei ukes tid før saksbehandlingsfristen).

SAKSFREMLEGG

• Fellestjenester, og også saksbehandlerne, skal gjennom sine funksjoner for registrering av post sørge for at saksbehandlere får den dokumentasjonen og informasjonen de trenger for å forberede og skrive saker for behandling i politiske utvalg.
• Saksbehandler registrerer nytt dokument i aktuell sak i Elements Cloud;
  Velg "Journalpost", velg deretter "Saksfremlegg/innstilling". I fane "Behandlinger" legges inn aktuell(e) utvalg (Politisk sak) der saken skal behandles/vedtas, jfr. for øvrig kommunens delegeringsreglement. Velg mal: Saksframlegg. Følg skrivereglene for utvalgsbehandling. Produsér dokument på samme måte som annet dokument.
• Saksframlegget skal bestå av en saksutredning:
  • Kommunedirektørens anbefaling.
  • Kommunedirektørens anbefaling med forslag til vedtak skal være utformet slik at den kan følge saken til den er ferdig behandlet i alle politiske ledd (utvalg).
  • Bakgrunn for saken.
  • Vurdering.
• Saksbehandlerne skriver i kommunedirektørens navn. Før saksfremlegget ferdigstilles, skal alle aktuelle vedlegg tilknyttes saksfremlegget og eventuelt flette metadata inn i saksdokumentet.  Alle politiske saksfremlegg sendes kommunedirektøren for godkjenning, før dokumentet ferdigstilles.

FORESPØRSEL - INTERPELLASJON

• Registrer nytt dokument i aktuell sak i Elements Cloud;
  Velg "Journalpost", velg deretter "Saksfremlegg/innstilling". I fane "Behandlinger" legges inn aktuelt utvalg (Forespørsel (interpellasjon)) der saken skal behandles. Velg mal:  Saksframlegg forespørsel. Følg skrivereglene for utvalgsbehandling. Produsér dokument på samme måte som annet dokument. Forespørselen/interpellasjonen legges inn i dokumentet.

REFERATSAK

I fane "Behandlinger" i journalposten i Elements Cloud legges inn aktuelt utvalg der dokumentet skal refereres; Utvalget (Referatsak). 

SAKSLISTE OG SAKSPAPIRER (MØTEINNKALLING OG MØTEPAPIRER)

Gjeldene møtereglement må benyttes som regelverk for oppsetting og prosedyrer rundt møtepapirene.

Det er formelt ordfører/møteleder som setter saksliste og innkaller til politiske møter. Saksliste settes opp av politisk sekretariat/fellestjenester i samråd med ordfører. Politisk sekretariat/fellestjenester produserer saksliste og sakspapirer. Disse dokumentene produseres og lagres i Elements Cloud møtemodul, og overføres deretter til First Agenda Prepare (politikermodul).  I First Agenda Prepare får de folkevalgte samt kommunedirektør og assisterende kommunedirektør/møtesekretær tilgang til alle sakene (også de som er gradert).  Dokumentene overføres deretter til First Agenda Live (gjennomføring av politiske møter).

Som et ledd i forberedelsene til utvalgsmøtet må det også tas stilling til om saker er i brytningsfeltet mellom dokumentoffentlighet og møteoffentlighet. I korthet vil dette si at selv om saksframlegget eller andre sentrale dokument i en sak er unntatt offentlighet, fører ikke dette nødvendigvis til behandling i lukket møte.  Dette tar ordfører/møteleder stilling til i samråd med kommunedirektør.

Politisk sekretariat/fellestjenester ferdigstiller møteinnkallingen til møtet og sørger for elektronisk utsendelse av papirene ut til utvalgets politikere og vararepresentanter (via First Agenda Prepare), samt publiserer offentlige møtepapirer i kommunens nettside (Elements Publikum).  I tillegg sendes e-post til lokal presse (Arbeidets Rett, Fjell-Ljom og Nea Radio) og kontrollutvalgets medlemmer om at møtet er publisert i Elements Publikum.  Fellestjenester publiserer også kommunestyremøter via kommunens Facebookside, med beskjed om at disse møtene kan følges live via FjellTV.

MØTEPROTOKOLL, SAKSPROTOKOLL OG SAMLET SAKSFREMSTILLING

Politisk sekretariat/fellestjenester forbereder utvalgets møte og lager utkast til møteprotokoll i First Agenda Live.
Den endelige møteprotokollen blir laget direkte i Live-møtet på grunnlag av utkastet og føringer/vedtak gjort i møtet. Assisterende kommunedirektør møter opp som møtesekretær i de politiske møtene, med unntak av Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne der konsulent ved pleie/omsorg ivaretar denne funksjonen. Protokoll godkjennes i møtet, som egen sak til slutt i møtet. Møteprotokoll tilbakeføres deretter til Elements Cloud.

Saksprotokoller i den enkelte sak lager politisk sekretariat/fellestjenester i Elements Cloud umiddelbart etter at møteprotokollen er godkjent og møtet er ferdig (eller så fort som mulig etter at møtet er avholdt). Saksprotokollene blir automatisk registrert som et dokument i den enkelte arkivsak. Politisk sekretariat/fellestjenester publiserer offentlig møteprotokoll og offentlige saksprotokoller i kommunes nettside, og overfører møteprotokollen til First Agenda Prepare (politikermodulen).

Politisk sekretariat/fellestjenester lager samlet saksfremstilling for alle sakene i Elements Cloud etter at saksprotokoll er lagd.  Samlet saksfremstilling blir registrert som et dokument i den enkelte arkivsak.

Saksbehandler får e-postmelding om saksprotokoll i sine saker i saksbehandlersystemet (Elements Cloud), og effektuerer melding om vedtak til aktuelle parter. 

EFFEKTUERING AV VEDTAK

Når saken er ferdigbehandlet i alle utvalg sender saksbehandler i saken brev til berørte parter med varsel om utvalgets vedtak på bakgrunn av tidligere partsregistreringer i saksbehandlersystemet. Samlet saksfremstilling av saken legges ved som vedlegg. Følg skrivereglene for utvalgsbehandling. I brevet informeres det om eventuelle klagemuligheter.

Saksbehandler sørger for at alt av oppfølging av det politiske vedtaket blir utført.

I tillegg påfører saksbehandler hva som er utført/fulgt opp i den politiske saken (via fane "Vedtak" i Elements Cloud).  Saksbehandler har en frist på inntil 4 virkedager til å følge opp/ekspedere saken.

RUTINER ETTER AVHOLDT MØTE

• Etter avholdt møte skal det ikke endres i møteinnkallingen. Endringer som er skjedd i møtet må protokolleres  i møteprotokollen.
• Etter at møteprotokollen er godkjent må det ikke gjøres endringer i denne. 
• Møtet avsluttes i Elements Cloud.

BEHANDLING OG OPPBEVARING AV MØTEBØKER

Det er ikke pålagt i henhold til lov å binde inn møtebøker pr. papir.
Møteprotokoller fra alle politiske utvalg i Holtålen kommune oppbevares elektronisk i Elements Cloud, og blir arkivert i arkivkjernen Documaster.  

UTVALGSSEKRETARIAT

Fellestjenesters ansatte ivaretar den politiske sekretariatsfunksjonen for kommunestyret, formannskapet, administrasjonsutvalget og valgstyret i Holtålen kommune. Konsulent ved pleie/omsorg ivaretar denne funksjonen for Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne i Holtålen kommune. 

Når det gjelder kommunens ungdomsråd, så er det konsulent ved kultur/næring som utfører sekretariatsfunksjonen.  Ungdomsrådet ligger ikke ute i Elements Publikum, men møteinnkallinger og møteprotokoller blir fulltektspublisert i kommunens postjournal (Elements Publikum).

Kommunestyret oppnevner ulike utvalg i løpet av kommunestyreperioden. Fellestjenester sikrer at disse utvalgene er kjent med at møteinnkallinger/møtereferat skal komme inn i systemet for journalføring/registrering.

Den politiske sekretariatsfunksjonen omfatter produksjon/utsendelse av møtepapirer, innkalling av vararepresentanter etter varsel fra ordfører/møteleder, danning av møtebøker, publisering av alle møtedokumenter i Elements Publikum, overføring til saker, ordner saksprotokoller, ordner samlet saksfremstilling, varsel til saksbehandlere om ferdig sak, overføring til First Agenda Prepare + First Agenda Live og overføring til depotarkiv.

HJELPEMIDLER TIL UTVALGSBEHANDLING:

Inne i Elements Cloud finnes hjelpemiddelet e-Læring (videoer og forklaringer).  Denne finnes som et spørsmåltegn (?) helt øverst til høyre i Elements Cloud.

I flisen "Saksbehandling" kan saksbehandlere lett finne det de skal gjøre mht. opprettelse av politisk sak og oppfølging av politisk sak, ved å klikke i denne.

I flisen "Møte og utvalg" kan politisk sekretariat finne det de skal gjøre mht. møtedokumentene, ved i klikke i denne.

I tillegg finnes bruksanvisninger for First Agenda Prepare og First Agenda Live.  Disse bruksanvisningen innehar alle i politisk møtesekretariat.

Lenke til e-Læringen i Elements ligger også tilgjengelig for alle saksbehandlere og politisk møtesekretariat i "Teams – HK Alle – Elements - Lenke til Elements e-læring".

Aktuelle lenker:

• Skriveregler - Elements Cloud.
• Rutine for offentlighetsvurdering og skjerming.
• Rutine - Bruk av gradering for dokumenter unntatt offentlighet.
• Rutine for sladding av graderte dokumenter.