POLITISK MØTEKALENDER

Politisk møtekalender for kommende år behandles/settes opp av ordfører inneværende år. Møtekalenderen legges i sakssystemet (Elements Cloud møtemodul) som vises i kommunens nettside; Elements Publikum.
Møtene legges også inn i Outlook-kalender til ordfører, kommunedirektør, assisterende kommunedirektør/møtesekretær og økonomisjef i tillegg til møterommet.

Møtedokumentene (de som er offentlige) er tilgjengelige ca. ei ukes tid før hvert møte, og saksbehandlerne har skrivefrist 12 dager i forveien.  Fellestjenester sender ut påminning til saksbehandlere via e-post om frist (sendes ut ca. ei ukes tid før saksbehandlingsfristen).

SAKSFREMLEGG

• Fellestjenester, og også saksbehandlerne, skal gjennom sine funksjoner for registrering av post sørge for at saksbehandlere får den dokumentasjonen og informasjonen de trenger for å forberede og skrive saker for behandling i politiske utvalg.
• Saksbehandler registrerer nytt dokument i aktuell sak i Elements Cloud;
  Velg "Journalpost", velg deretter "Saksfremlegg/innstilling". I fane "Behandlinger" legges inn aktuell(e) utvalg (Politisk sak) der saken skal behandles/vedtas, jfr. for øvrig kommunens delegeringsreglement. Velg mal: Saksframlegg. Følg skrivereglene for utvalgsbehandling. Produsér dokument på samme måte som annet dokument.
• Saksframlegget skal bestå av en saksutredning:
  • Kommunedirektørens innstilling.

                  Kommunedirektørens innstilling med forslag til vedtak skal være utformet slik at den kan følge saken til den er ferdig behandlet i alle politiske ledd (utvalg).

• • Bakgrunn for saken.
  • Uttalelsesinstanser/sektormyndigheter.
  • Vurderinger.
  • Konsekvensutredning:  
    • Natur, klima og miljø.
    • Folkehelse og bærekraft.
    • Bygdevekstprosjektet.
    • Økonomiske konsekvenser.
    • Administrative konsekvenser.
  • Hjemmel for behandling.
  • Finansiering.
  • Konklusjon.

• Saksbehandlerne skriver i kommunedirektørens navn. Saksfremlegget tilknyttes alle aktuelle vedlegg, og eventuelt flette metadata inn i saksdokumentet.  Alle politiske saksfremlegg sendes kommunedirektøren for godkjenning gjennom saksbehandlingssystemet.  Dette gjøres ved å gå i fanen/dokumentflyten og velg "Send på godkjenningsrunde", og velge navnet til kommunedirektøren. I saker med økonomisk utfall, sendes det politiske saksfremlegget i tillegg også til økonomisjefen til godkjenning gjennom saksbehandlingssystemet. Dette gjøres ved å gå i fanen/dokumentflyten og velg "Send på godkjenningsrunde", og velge navnet til økonomisjefen.  I slike tilfeller settes navnet til økonomisjefen før navnet til kommunedirektøren i godkjenningsrunden. 

FORESPØRSEL - INTERPELLASJON

• Registrer nytt dokument i aktuell sak i Elements Cloud;
  Velg "Journalpost", velg deretter "Saksfremlegg/innstilling". I fane "Behandlinger" legges inn aktuelt utvalg (Forespørsel (interpellasjon)) der saken skal behandles. Velg mal:  Saksframlegg forespørsel. Følg skrivereglene for utvalgsbehandling. Produsér dokument på samme måte som annet dokument. Forespørselen/interpellasjonen legges inn i dokumentet.

REFERATSAK

Referatsaker er saker der politisk utvalg blir orientert om vedtak som er truffet av andre – enten kommunedirektør eller andre folkevalgte organer – etter fullmakt. Det kan også være dokumenter fra/til andre instanser, som politisk utvalg bør være orientert om.  Referatsakene legges frem til politisk utvalg gjennom møteinnkallingen til det politiske utvalget.

• I fane "Behandlinger" i journalposten i Elements Cloud legges inn aktuelt utvalg der dokumentet skal refereres; Utvalget (Referatsak). 
• Alle innkommende høringer skal refereres for formannskapet.  Saksbehandler har ansvar for at høringsdokumenter legges inn som referatsak.  

SAKSLISTE OG SAKSPAPIRER (MØTEINNKALLING OG MØTEPAPIRER)

Gjeldene møtereglement må benyttes som regelverk for oppsetting og prosedyrer rundt møtepapirene.

Det er formelt ordfører/møteleder som setter saksliste og innkaller til politiske møter. Saksliste settes opp av politisk sekretariat/fellestjenester i samråd med ordfører. Politisk sekretariat/fellestjenester innkaller ordfører og kommunedirektør for gjennomgang av saker dagen utsendelse skjer (kl. 08:00 i ordførerkontoret).  Politisk sekretariat/fellestjenester produserer saksliste og sakspapirer. Disse dokumentene produseres og lagres i Elements Cloud møtemodul, og overføres deretter til First Agenda Prepare (politikermodul)*.  I First Agenda Prepare får de folkevalgte samt kommunedirektør og assisterende kommunedirektør/møtesekretær tilgang til alle sakene (også de som er gradert).  Dokumentene overføres deretter til First Agenda Live (gjennomføring av politiske møter).

*  For Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne benyttes ikke politikermodulen First Agenda. Sekretær for Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne (dvs. konsulent ved pleie/omsorg) sender e-post med møtelenke til medlemmene om møtet.    

Som et ledd i forberedelsene til utvalgsmøtet må det også tas stilling til om saker er i brytningsfeltet mellom dokumentoffentlighet og møteoffentlighet. I korthet vil dette si at selv om saksframlegget eller andre sentrale dokument i en sak er unntatt offentlighet, fører ikke dette nødvendigvis til behandling i lukket møte.  Dette tar ordfører/møteleder stilling til i samråd med kommunedirektør.

Politisk sekretariat/fellestjenester ferdigstiller møteinnkallingen til møtet og sørger for elektronisk utsendelse av papirene ut til utvalgets politikere og vararepresentanter (via First Agenda Prepare), samt publiserer offentlige møtepapirer i kommunens nettside (Elements Publikum).  I tillegg sendes e-post til lokal presse (Arbeidets Rett, Fjell-Ljom og Nea Radio) og kontrollutvalgets medlemmer om at møtet er publisert i Elements Publikum.  For kommunestyremøter sendes også e-post til FjellTV. Fellestjenester publiserer også kommunestyremøter via kommunens Facebookside, med beskjed om at disse møtene kan følges live via FjellTV.

MØTEPROTOKOLL, SAKSPROTOKOLL OG SAMLET SAKSFREMSTILLING

Politisk sekretariat/fellestjenester forbereder utvalgets møte og lager utkast til møteprotokoll i First Agenda Live.
Den endelige møteprotokollen blir laget direkte i Live-møtet på grunnlag av utkastet og føringer/vedtak gjort i møtet. Assisterende kommunedirektør møter opp som møtesekretær i de politiske møtene, med unntak av Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne der konsulent ved pleie/omsorg ivaretar denne funksjonen. Protokoll godkjennes i møtet, som egen sak til slutt i møtet. Møteprotokoll tilbakeføres deretter til Elements Cloud.

Saksprotokoller i den enkelte sak lager politisk sekretariat/fellestjenester i Elements Cloud umiddelbart etter at møteprotokollen er godkjent og møtet er ferdig (eller så fort som mulig etter at møtet er avholdt). Saksprotokollene blir automatisk registrert som et dokument i den enkelte arkivsak. Politisk sekretariat/fellestjenester publiserer offentlig møteprotokoll og offentlige saksprotokoller i kommunes nettside, og overfører møteprotokollen til First Agenda Prepare (politikermodulen).

Politisk sekretariat/fellestjenester lager samlet saksfremstilling for alle sakene i Elements Cloud etter at saksprotokoll er lagd.  Samlet saksfremstilling blir registrert som et dokument i den enkelte arkivsak.

Saksbehandler får e-postmelding om saksprotokoll i sine saker i saksbehandlersystemet (Elements Cloud), og effektuerer melding om vedtak til aktuelle parter. 

EFFEKTUERING AV VEDTAK

Når saken er ferdigbehandlet i alle utvalg sender saksbehandler i saken brev til berørte parter med varsel om utvalgets vedtak på bakgrunn av tidligere partsregistreringer i saksbehandlersystemet. Samlet saksfremstilling av saken legges ved som vedlegg. Følg skrivereglene for utvalgsbehandling. I brevet informeres det om eventuelle klagemuligheter.

Saksbehandler sørger for at alt av oppfølging av det politiske vedtaket blir utført.

I tillegg påfører saksbehandler hva som er utført/fulgt opp i den politiske saken (via fane "Vedtak" i Elements Cloud).  Saksbehandler har en frist på inntil 4 virkedager til å følge opp/ekspedere saken.

RUTINER ETTER AVHOLDT MØTE

• Etter avholdt møte skal det ikke endres i møteinnkallingen. Endringer som er skjedd i møtet må protokolleres  i møteprotokollen.
• Etter at møteprotokollen er godkjent må det ikke gjøres endringer i denne. 
• Møtet avsluttes i Elements Cloud.

BEHANDLING OG OPPBEVARING AV MØTEBØKER

Det er ikke pålagt i henhold til lov å binde inn møtebøker pr. papir.
Møteprotokoller fra alle politiske utvalg i Holtålen kommune oppbevares elektronisk i Elements Cloud, og blir arkivert i arkivkjernen Documaster.  

UTVALGSSEKRETARIAT

Fellestjenesters ansatte ivaretar den politiske sekretariatsfunksjonen for kommunestyret, formannskapet, administrasjonsutvalget og valgstyret i Holtålen kommune. Konsulent ved pleie/omsorg ivaretar denne funksjonen for Råd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne i Holtålen kommune. 

Når det gjelder kommunens ungdomsråd, så er det konsulent ved kultur/næring som utfører sekretariatsfunksjonen.  Ungdomsrådet ligger ikke ute i Elements Publikum, men møteinnkallinger og møteprotokoller blir fulltektspublisert i kommunens postjournal (Elements Publikum).

Kommunestyret oppnevner ulike utvalg i løpet av kommunestyreperioden. Fellestjenester sikrer at disse utvalgene er kjent med at møteinnkallinger/møtereferat skal komme inn i systemet for journalføring/registrering.

Den politiske sekretariatsfunksjonen omfatter produksjon/utsendelse av møtepapirer, innkalling av vararepresentanter etter varsel fra ordfører/møteleder, danning av møtebøker, publisering av alle møtedokumenter i Elements Publikum, overføring til saker, ordner saksprotokoller, ordner samlet saksfremstilling, varsel til saksbehandlere om ferdig sak, overføring til First Agenda Prepare + First Agenda Live og overføring til depotarkiv.

HJELPEMIDLER TIL UTVALGSBEHANDLING:

Inne i Elements Cloud finnes hjelpemiddelet e-Læring (videoer og forklaringer).  Denne finnes som et spørsmåltegn (?) helt øverst til høyre i Elements Cloud.

I flisen "Saksbehandling" kan saksbehandlere lett finne det de skal gjøre mht. opprettelse av politisk sak og oppfølging av politisk sak, ved å klikke i denne.

I flisen "Møte og utvalg" kan politisk sekretariat finne det de skal gjøre mht. møtedokumentene, ved i klikke i denne.

I tillegg finnes bruksanvisninger for First Agenda Prepare og First Agenda Live.  Disse bruksanvisningen innehar alle i politisk møtesekretariat.

Lenke til e-Læringen i Elements ligger også tilgjengelig for alle saksbehandlere og politisk møtesekretariat i "Teams – HK Alle – Elements - Lenke til Elements e-læring".

Aktuelle lenker:

• Skriveregler - Elements Cloud.
• Rutine for offentlighetsvurdering og skjerming.
• Rutine - Bruk av gradering for dokumenter unntatt offentlighet.
• Rutine for sladding av graderte dokumenter.