RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

Saksbehandlingssystem Elements Cloud inkludert modulene eByggesak og møte.

I Holtålen kommune er det kommunedirektør som er systemeier, men det daglige ansvaret er videredelegert til kommunens servicetorg ved leder for Servicetorget/fellestjenester og Arkivleder. Leder for Servicetorget og Arkivleder har sammen med IT-leder det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt.

2a) Brukerrettigheter

Leder for Servicetorget/fellestjenester og Arkivleder er systemansvarlige og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Leder for Servicetorget/fellestjenester og Arkivleder har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig.

Enhetsledere har ansvaret for at arkivet blir informert/varslet om

• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i systemet
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i systemet
• endring av en persons brukerrettigheter i systemet

det kan skje

• ved nyansettelse
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i systemet
• når ansatte slutter

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes Leder for Servicetorget/fellestjenester / Arkivleder når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Meldingen skal være skriftlig, slik at enhetsleder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Leder for fellestjenesten/arkivleder skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for sikkerheten, f.eks. for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlige som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Grunnprinsipper:

 I tillegg er det mulig å opprette faste tilgangsgrupper ved for eksempel tverrfaglig samarbeid og midlertidige tilgangsgrupper på spesifikke saker.

2c) Signering og digital signatur

Holtålen kommune har vedtatt å benytte digital signatur på dokumenter. 

Dokumenter som signeres med esignering (Arbeidsavtaler, husleiekontrakter m.m.)

• Ekspeder med signeringsoppdrag fra Elements Cloud.
• Når dokumentet er signert av mottaker kommer denne inn på saken i Elements Cloud som midlertidig registrert (M). Dette søket sjekkes daglig av arkivet.
• Arkivet sjekker om alle metadata er riktig registrert, om det er registrert på riktig sak og om dokumentet er riktig skjermet.

Signatur med kulepenn for de som ikke har mulighet til digital signatur:

• Husleiekontrakter
• Leasingavtaler
• Bank - lånetilskudd
• ikke utfyllende liste

Alle elektroniske dokumenter skal være ferdigstilt av riktig saksbehandler, slik at det kan dokumenteres via logg hvem det er som har ferdigstilt dokumentet. Dersom dokumentet skal paraferes, skal dokumentet sendes til godkjenning til rette vedkommende før ekspedering. Paraferingen dokumenteres også via logging i systemet.

Digitalt ekspederte dokumenter påføres følgende setning under saksbehandlers navn og tittel:

Dokumentet er elektronisk og sendes derfor uten signatur. 

2d) Kvalitetssikring

Arkivtjenesten (Arkivleder og Servicetorgets ansatte) har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet. Se rutiner under "Rutiner - Servicetorget og arkivet" her.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Rutiner for registrering, journalføring og arkivering finnes under "Funksjonsbasert arkivplan 01.11.2022 -  For arkivtjenesten Rutiner Rutiner - Servicetorget og arkivet Dokumentfangst, postrutiner og restansekontroll" her. 

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

• Ved registrering av inngående dokumenter fordeler arkivtjenesten (Arkivleder og Servicetorgets ansatte) direkte til saksbehandler.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

• Retting av uriktige journal- og arkivopplysninger gjøres under kvalitetssikring og journalføring av alle dokumenttyper eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige journalopplysninger der de selv er saksansvarlige.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

• Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter de er ansvarlige for enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til orientering. Arkivtjenesten (Arkivleder og Servicetorgets ansatte) kvalitetssikrer avskrivninger ved avslutning av saker.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

• Holtålen kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av dokumenter foretas av arkivtjenesten (Arkivleder og Servicetorgets ansatte). Hvis tvil, kontaktes den enkelte saksbehandler for bistand for avgjørelsen. Dokumenter som er vurdert unntatt offentlighet, påføres tilgangskode, korrekt hjemmel og det lages offentlig sladdet variant der det er mulig. 
• Ved innsynsbegjæring i unntatt offentlighetsdokumenter uten offentlig variant, avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal - se rutine her.

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes i sak- og arkivsystemet, jfr. §5-17 Godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering i Riksarkivarens forskrift.

Ved avlevering og deponering til kommunalt arkivdepot skal alle elektroniske dokumenter være lagret i disse formatene.

Elements Cloud har Noark-5 godkjent arkivkjerne der all dokumentasjon blir arkivert i godkjente arkivformat.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Holtålen kommune har et fullelektronisk arkiv og digital underskrift som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også skannede kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige uten original underskrift. Alle avtaler og kontrakter skal skannes og journalføres. 

Alt av papirarkiv er tidligere deponert til IKA Trøndelag for langtidsbevaring. 

4c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering

Arkivpersonalet (Arkivleder og Servicetorgets ansatte) journalfører hver dag dokumenter som ligger i systemet jfr. kommunens egne rutiner. Ved journalføring blir dokumentene umiddelbart automatisk konvertert til PDF/A-format. Det samme gjelder for saksframlegg, de konverteres til PDF/A umiddelbart etter journalføring.

Mottatte papirdokumenter som skannes og arkiveres elektronisk kasseres etter kommunens rutiner for dette. 

4d) Periodisering og vedlikehold

Holtålen kommune har ikke periodisert siden oppstart av Elements Cloud i november 2022. Holtålen kommune har vedtatt periodisering hvert 8. år, altså 2 kommunestyreperioder. 

Det varsles og avtales med kommunalt depot om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, slik at dette kan skje umiddelbart etter at periodisering er utført.

Viser til plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale her. 

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Holtålen kommune har tilgangsstyring i det elektroniske saksbehandlingssystemet, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Det er også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt.

Alle tilganger i Elements Cloud tildeles etter skriftlig bestilling fra enhetsleder. Ved behov for utvidede rettigheter skal dette også bestilles av enhetsleder. Da er enhetsleder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

Når et dokument er ferdig blir det ferdigstilt av saksbehandler. Når det er ferdigstilt blir det journalført av arkivtjenesten (Arkivleder og Servicetorgets ansatte) og konvertert til pdf-fil. Da er det ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet elektronisk blir det automatisk konvertert til pdf-fil med en gang.

Det logges inn i sakssystemet med Singel sign-on (SSO), som sikrer at den som er logget på pc'n også er logget inn i Elements Cloud. 

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Mottatte papirdokumenter som skannes og arkiveres elektronisk kasseres etter kommunens rutiner for dette.