|
RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem Riksarkivarens forskrift: § 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem I Holtålen kommune er det kommunedirektør som er systemeier, men det daglige ansvaret er videredelegert til kommunens Enhetsleder Kulturskole. Enhetsleder Kulturskole har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt. 2a) Brukerrettigheter Enhetsleder Kulturskole er systemansvarlig og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. Ajourhold av brukerrettigheter: Systemansvarlig har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Enhetsledere har ansvaret for at systemansvarlig blir informert/varslet om
- tildeling av brukerrettigheter til nye personer i systemet
- personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i systemet
- endring av en persons brukerrettigheter i systemet
det kan skje
- ved nyansettelse
- ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i systemet
- når ansatte slutter
Meldingen skal inneholde:
- Den ansattes fulle navn og stillingstittel
- Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter
- Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/evt. stopp av tilganger.
- Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder
Melding skal oversendes Enhetsleder Kulturskole når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Meldingen skal være skriftlig, slik at enhetsleder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Systemansvarlig skal ikke gjøre endringer i bruker eller rettighetene uten etter skriftlig melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for sikkerheten, f.eks. for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlige som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.
| Rolle:
|
Rettigheter:
|
Merknad:
|
| Superbruker
|
- Administrere andre lærere
- Anonymisere brukere
- Avlys - Booking
- Avlys egen booking
- Bruk super søkeren
- Business manager dashboard - Add student
- Business manager dashboard - Edit courses
- Business manager dashboard - Edit STUDENT courses
- Business manager dashboard - Student timetable
- Bytt sesong
- Copy lists from list library
- Edit student year group
- Edit teacher school term hours from schoolperspective
- Elev - rediger private kommentarer
- Elev - Se eget hemmelig mobilnummer
- Fil Håndtering (last opp, slett og mappe håndtering) brukes i portal og brev flett i word
- Flytt elev tilbake til venteliste
- Flytt elevene mellom grupper
- Flytte elever fra lærer til lærer (kun individuell)
- Forhindre anonymisering
- Gjennomføre re-registrering for elev (kun for lærer og admin)
- Kan bruke venteliste godkjennelse
- Kan fjerne lærer til skoleforholdet
- Kan redigere alle arrangementer
- Kan sende beskjeder
- Lag egendefinerte ressurser
- Lagre Bookingkonflikter
- Lagre sortering
- Legg til - Rettighetsgruppe lærer
- Legg lærer til skoleforholdet
- Legg sammen elev stamkort
- Lekseplan - Kan bruke chat
- Lekseplan - Kan bruke videofunksjon
- Lekseplan - Kan starte videosesjon i lekseplan
- Logg på som bruker
- Logg på som elevprofil
- Logg på som lærerprofil
- Lærer - rediger egen tilsetting
- Lærer - Rediger eget lønnstrinn
- Lærer - Se egen tilsetting
- Lese beskjeder markert som personfølsom
- Manage pipelines
- Manage school course area
- Manage school tuition admin overview
- Melde ut elever
- MGK - Se bruker
- MGK - Se elev
- Oppdater booking angående romfordeling
- Opprett booking på en feriedag
- Opprett erstatningstime
- Opprett foresatte
- Opprett instrument
- Opprett manuell booking
- Opprett ny bruker
- Opprett nyheter
- Opprett nytt rom
- Opprett skole
- Opprette - Rettighetsgruppe
- Opprette elever
- Opprette lister
- Opprette lærer
- Opprette noter
- Opret global mal
- Payment settings #2 - All - Edit
- Plasser eksisterende elev på gruppe
- Rapportér problem
- Rediger - Booking
- Rediger - Elev stamdata
- Rediger - Elevens foresatte
- Rediger - Lærer gruppe
- Rediger - Lærer skoletid - Lærerperspektiv
- Rediger - Låsing av booking
- Rediger - Rettighetsgruppe
- Rediger - Skole bruker bestillinger
- Rediger - Stamdata - Grunn til utmelding
- Rediger - Stamdata - Instrumenter - Innstillinger
- Rediger - Stamdata - Notearkiv - Innstillinger
- Rediger - Stamdata - Skoletype
- Rediger - Tillat redigering i Businessmanager dashboard
- Rediger alle merknader
- Rediger arbeidstid
- Rediger avlysninger
- Rediger egen avlysing
- Rediger egen booking
- Rediger egen lærer aktivitet
- Rediger egen lærer brukertype
- Rediger egen lærer gruppe
- Rediger egen lærer meny
- Rediger egen timeplan
- Rediger eget lærer fødselsnummer
- Rediger eget lærer kontonr.
- Rediger eget lærer tillegg
- Rediger egne lærer fag
- Rediger egne lærer rom
- Rediger egne lærer stamdata
- Rediger egne lønnsforhold
- Rediger elev betaling
- Rediger elev bilde
- Rediger elev fødselsnummer
- Rediger elev født
- Rediger elev gruppe
- Rediger elev individuell fag
- Rediger elev kontingent
- Rediger elev låneinstrument
- Rediger elev re-registrering
- Rediger elev smågrupper
- Rediger elev spørsmål
- Rediger elev venteliste
- Rediger elevens fag kommentar
- Rediger fag stamdata
- Rediger foresatte fødselsnummer
- Rediger global liste
- Rediger global mal
- Rediger inkluder i timeregnskap
- Rediger instrument
- Rediger lister
- Rediger lærer aktivitet
- Rediger lærer ansettelsesdato
- Rediger lærer ansiennitet
- Rediger lærer bilde
- Rediger lærer brukertype
- Rediger lærer fag
- Rediger lærer fødselsnummer
- Rediger lærer kontonr.
- Rediger lærer lønnsforhold
- Rediger lærer lønnsprosent
- Rediger lærer lønnstrinn
- Rediger lærer meny
- Rediger lærer rom
- Rediger lærer stamdata
- Rediger lærer tillegg
- Rediger lærer tilsetting
- Rediger lærer timeplan
- Rediger lærerferdigheter
- Rediger lærerutdanning
- Rediger manuell erstatningstime
- Rediger notat
- Rediger note
- Rediger redigerbare lister
- Rediger rom stamdata
- Rediger skole kontaktperson
- Rediger skole rom
- Rediger skole stamdata
- Rediger timeberegning
- Redigere lønnstype
- Se - Avlysningsgrunn
- Se - Beskjeder som er sendt til en foresatt
- Se - Businessmanager dashboard
- Se - Egne lærer grupper
- Se - Elev fag
- Se - Elev fødselsnummer
- Se - Elev stamdata
- Se - Fag typer
- Se - Intern venteliste kommentar
- Se - Stamdata fagkoder
- Se - Support i menyen
- Se aktivitetsliste
- Se alle fag
- Se alle mottakerne på en beskjed
- Se alle skoler
- Se andres avlysninger
- Se arbeidstid
- Se arrangementsplan
- Se avlysningsliste
- Se booking detaljer
- Se bruker egen stamdata
- Se bruker stamdata
- Se egen booking
- Se egen fremmøteliste
- Se egen legg timeplan
- Se egen lærer aktivitet
- Se egen lærer fødselsnummer
- Se eget elev stamdata bilde
- Se eget lærer fag
- Se eget lærer lønnsforhold
- Se eget lærer lønnstrinn
- Se eget lærer tillegg
- Se egne lærer elever
- Se egne lærer rom
- Se egne lærer stamdata
- Se egne lærer timer
- Se elev avlysing
- Se elev betaling
- Se elev eget hemmelig tlf.nummer
- Se elev fag antall timer
- Se elev fag leksjon lengde
- Se elev foresatte
- Se elev fremmøteliste
- Se elev giroblankett
- Se elev gruppe
- Se elev gruppe antall timer
- Se elev hemmelig mobilnummer
- Se elev hemmelig tlf.nummer
- Se elev historikk
- Se elev kontingent
- Se elev låneinstrument
- Se elev låneinstrument kontrakt
- Se elev personlige opplysninger (adresse, tlf., mobil etc.)
- Se elev re-registrering
- Se elev stamdata beskjeder
- Se elev stamdata bilde
- Se elev stamdata spørsmål
- Se elev venteliste
- Se elevens hemmelige adresse
- Se elevens nødkontaktnummer
- Se elever i bookinger
- Se fag elever
- Se fag på spesifikk skole
- Se feltet "Meny" på elevens stamkort
- Se foresatt personlige opplysninger (adresse, tlf., mobil etc.)
- Se foresatte fødselsnummer
- Se foresatte stamdata
- Se foresattes elever
- Se forum
- Se fremmøteliste
- Se globale maler
- Se gratisplass søknad
- Se gruppe avlysning
- Se gruppe stamdata
- Se instrument lånehistorikk
- Se instrument stamdata
- Se instrumentleie merknader
- Se instrumentreparasjon
- Se juledekorasjon
- Se legg timeplan
- Se lister (alle)
- Se lister kopinor
- Se logg
- Se lærer aktivitet
- Se lærer avlysing
- Se lærer egen hemmelig e-post
- Se lærer eget hemmelig mobilnummer
- Se lærer eget hemmelig tlf.nummer
- Se lærer elever
- Se lærer e-post på timeplansiden
- Se lærer fag
- Se lærer fødselsnummer
- Se lærer gruppe
- Se lærer lønnsforhold
- Se lærer lønnstrinn
- Se lærer låneinstrument
- Se lærer mobil på timeplansiden
- Se lærer personlige opplysninger (adresse, tlf., mobil etc.)
- Se lærer rom
- Se lærer stamdata
- Se lærer stamdata beskjeder
- Se lærer stamdata bilde
- Se lærer tilsetting
- Se lærer timeoversikt
- Se lærer timeplan fra andre skoler
- Se lærer timer
- Se lærer timer mellomregning
- Se lærer tlf. på timeplan siden
- Se lærerliste
- Se lærertillegg
- Se mine egne elever
- Se mine elever
- Se notater
- Se note stamdata
- Se nye elever siden
- Se og rediger oppfølging
- Se re-registreringsliste
- Se rettighetsgrupper
- Se rom instrumenter
- Se rom stamdata
- Se romoversikt
- Se siste aktive lærere og brukere
- Se siste besøkte elev
- Se skole beskjeder
- Se skole kontaktperson
- Se skole låneinstrument
- Se skole rom
- Se skole stamdata
- Se skole/bruker betalinger stamdata
- Se skriv ut arrangement
- Se skriv ut timeplan
- Se snarveier øverst (Legg Timeplan, Timeplan og Timer)
- Se sorteringsinnstillinger på stamdata
- Se stamdata
- Se stamdata aktivitet
- Se stamdata avdeling
- Se stamdata avlysningsgrunn
- Se stamdata betalingsfunksjoner
- Se stamdata betalingstype
- Se stamdata bokføring
- Se stamdata bookingtype
- Se stamdata fagtyper
- Se stamdata faner
- Se stamdata ferie og helligdager
- Se stamdata fora
- Se stamdata forumgrupper
- Se stamdata instrumenttyper
- Se stamdata kmd kontingent
- Se stamdata kmd rate
- Se stamdata kontaktpersontyper
- Se stamdata kopier
- Se stamdata mal
- Se stamdata meny
- Se stamdata note sjanger
- Se stamdata notenivå
- Se stamdata notespråk
- Se stamdata notetype
- Se stamdata postnr.
- Se stamdata rabatt
- Se stamdata ressurstype
- Se stamdata sesong
- Se stamdata stilling
- Se stamdata ventelistetype
- Se systeminnstillinger
- Se søk på bruker
- Se søk på elev
- Se søk på fag
- Se søk på foresatte
- Se søk på instrument
- Se søk på lærer
- Se søk på note
- Se søk på rom
- Se søk på skole
- Se tilpasset ressurs
- Se udvidede lærer og elevdata i businessmanager dashboard
- Se utlånte instrumenter
- Se utvidede felt på skolen
- Se vaktmesterliste
- Se venteliste
- Search school hour calculation
- See grade settings
- Send sms
- Send til TONO
- Skift passord
- Slett - Elev fremmøte
- Slett - Rettighetsgruppe
- Slett elev
- Slett foresatte
- Slett globale mal
- Slett instrument
- Slett lærer
- Slett rettighetsgruppe lærer
- Slett skole
- Slett tilpassede ressurser
- Slett/global liste
- Slett/liste
- Søk på fødselsnummer
- Tildel - Elev fra venteliste - Kun gruppe
- Tildel - Elev fra venteliste - Kun individuell/fag
- Tildele - Ressurs til booking
- Tildele - Rom til booking
- Tildele arrangement til elever
- Tildele elev til booking
- Tildele elev til lærer
- Tildele instrument til booking
- Tildele lærer til booking
- Tilgang til utvidet funksjonalitet på gruppe sider
- UAC: Override user access service
- View - Settings - Skills
- View - Teacher skills tab
- View - Teacher training tab
- View school hourly rate overview
- Vis - Alle bookingene
- Vis notifiseringer
- Endre eget kodeord
|
Enhetsleder kulturskole
|
| Lærer
|
- Bruk super søkeren
- Business manager dashboard - Add student
- Business manager dashboard - Edit courses
- Business manager dashboard - Edit STUDENT courses
- Business manager dashboard - Student timetable
- Bytt sesong
- Edit student year group
- Elev - Rediger antall minutter individuell
- Kan sende beskjeder
- Lekseplan - Kan bruke chat
- Lekseplan - Kan bruke videofunksjon
- Lekseplan - Kan starte videosesjon i lekseplan
- Oppdater booking angående romfordeling
- Opprett booking på en feriedag
- Opprett erstatningstime
- Opprett manuell booking
- Opprett nyheter
- Opprette noter
- Payment settings #2 - All - Edit
- Rediger - Elev stamdata
- Rediger - Lærer skoletid - Lærerperspektiv
- Rediger - Tillat redigering i Businessmanager dashboard
- Rediger egen Booking
- Rediger egen timeplan
- Rediger eget lærer fødselsnummer
- Rediger eget lærer kontonr.
- Rediger egne lærer stamdata
- Rediger elev smågrupper
- Rediger elevens fag kommentar
- Rediger lærer rom
- Rediger note
- Se - Andre læreres skjema
- Se - Avlysningsgrunn
- Se - Egne lærer grupper
- Se - Elev fag
- Se - Elev stamdata
- Se aktivitetsliste
- Se alle skoler
- Se arrangementsplan
- Se booking detaljer
- Se egen booking
- Se egen fremmøteliste
- Se egen lærer aktivitet
- Se eget lærer lønnsforhold
- Se egne lærer elever
- Se egne lærer rom
- Se egne lærer stamdata
- Se egne lærer timer
- Se elev foresatte
- Se elev gruppe
- Se elev låneinstrument
- Se elev personlige opplysninger (adresse, tlf., mobil etc.)
- Se elev re-registrering
- Se elev stamdata beskjeder
- Se elev stamdata spørsmål
- Se elev venteliste
- Se elevens nødkontakt nummer
- Se elever i bookinger
- Se foresatt personlige opplysninger (adresse, tlf., mobil etc.)
- Se forum
- Se fremmøteliste
- Se globale maler
- Se instrument stamdata
- Se lister (alle)
- Se lærer avlysing
- Se lærer egen hemmelig e-post
- Se lærer eget hemmelig mobilnummer
- Se lærer eget hemmelig tlf.nummer
- Se lærer låneinstrument
- Se lærer personlige opplysninger (adresse, tlf., mobil etc.)
- Se lærer rom
- Se lærer stamdata
- Se lærer timeplan fra andre skoler
- Se lærerliste
- Se mine elever
- Se note stamdata
- Se rom instrumenter
- Se rom stamdata
- Se romoversikt
- Se siste aktive lærere og brukere
- Se siste besøkte elev
- Se skole rom
- Se skole stamdata
- Se skriv ut arrangement
- Se skriv ut timeplan
- Se snarveier øverst (Legg Timeplan, Timeplan og Timer)
- Se søk på elev
- Se søk på instrument
- Se søk på lærer
- Se søk på note
- Se søk på rom
- Se søk på skole
- Se udvidede lærer og elevdata i businessmanager dashboard
- Se venteliste
- Send sms
- Skift passord
- Tildele - Ressurs til booking
- Tildele - Rom til booking
- Tildele arrangement til elever
- Tildele elev til booking
- Tildele instrument til booking
- Tildele lærer til booking
- Tilgang til utvidet funksjonalitet på gruppe sider
- Vis - Alle bookingene
- Endre eget kodeord
|
Lærerne i kulturskolen (undervisningspersonalet)
|
| Elev
|
- Se timeplan
- Se Min profil
- Læringsplattform (sende chat til lærer, se video)
- Portal
- Se Mine lærere (kontaktinformasjon)
- Se nyheter
- Se betalinger
- Se arrangementer
- Se ventelister
- Se ferieplan
|
Elevene i kulturskolen
|
| Foresatte
|
- Se timeplan
- Se min profil
- Læringsplattform (sende chat til lærer, se video)
- Portal
- Se Mine lærere (kontaktinformasjon)
- Se nyheter
- Betalinger
- Se arrangementer
- Se ventelister
- Se ferieplan
- Velge/se eventuelle søskens portal i kulturskolen
- Påmelding/utmelding
|
Foresatte til elever i kulturskolen
|
2c) Signering og digital signatur Ikke aktuelt for SpeedAdmin. 2d) Kvalitetssikring Enhetsleder kulturskole har ansvar for kvalitetssikring av dokumentene i systemet. Arkivet har ansvar for kvalitetssikring av dokumenter og avvik som overføres til Documaster. 2e) Registrering, journalføring og arkivering Ikke aktuelt for SpeedAdmin. Arkivet har ansvar for kvalitetssikring av dokumenter og avvik som overføres til Documaster. 2f) Rutiner som definerer ansvar for: Ikke aktuelt for SpeedAdmin. 2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal - se rutine her. RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder: 4a) Lagringsmedier og arkivformat Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes i sak- og arkivsystemet, jfr. §5-17 Godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering i Riksarkivarens forskrift. Ved avlevering og deponering til kommunalt arkivdepot skal alle elektroniske dokumenter være lagret i disse formatene. Documaster har Noark-5 godkjent arkivkjerne der all dokumentasjon blir arkivert i godkjente arkivformat, SpeedAdmin har integrasjon mot Documaster. 4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir Holtålen kommune har et fullelektronisk arkiv og digital underskrift som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. 4c) Konvertering og papirkassasjon Tidspunkt for konvertering Dokumenter som registreres i SpeedAdmin føres automatisk over til Documaster hvor de konverteres til PDF/A. 4d) Periodisering og vedlikehold Det varsles og avtales med kommunalt depot om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, slik at dette kan skje umiddelbart etter at periodisering er utført. Viser til plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale her. 4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet Holtålen kommune har tilgangsstyring i det elektroniske saksbehandlingssystemet, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Det er også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt. Alle tilganger i SpeedAdmin tildeles etter skriftlig bestilling fra enhetsleder. Ved behov for utvidede rettigheter skal dette også bestilles av enhetsleder. Da er enhetsleder ansvarlig for tilgangen som er tildelt. Når et dokument er ferdig blir det ferdigstilt av saksbehandler. Når det er ferdigstilt blir det konvertert til pdf-fil. Da er det ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet elektronisk blir det automatisk konvertert til pdf-fil med en gang. Det logges inn i sakssystemet med id-porten, som sikrer at den som er logget på pc'n også er logget inn i SpeedAdmin. RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning
|
