Opp ett nivå

Hove Total

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

Riksarkivarens forskrift:

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Holtålen kommune er det Enhetsleder helse som er systemeier av journalprogrammet Hove Total. Enhetsleder helse har sammen med Avdelingsleder for legekontoret det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt.

2a) Brukerrettigheter

Avdelingsleder ved legekontoret er systemansvarlig og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Ajourhold av brukerrettigheter:

Systemansvarlig har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig.

Enhetsledere har ansvaret for at systemansvarlig blir informert/varslet om

tildeling av brukerrettigheter til nye personer i systemet
personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i systemet
endring av en persons brukerrettigheter i systemet

det kan skje

ved nyansettelse
ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i systemet
når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

Den ansattes fulle navn og stillingstittel
Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/oppretting av ny bruker/stopp av brukerrettigheter
Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/evt. stopp av tilganger
Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes Avdelingsleder legekontoret når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold. Meldingen skal være skriftlig, slik at avdelingsleder ansvarliggjøres både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. Ajourhold av brukerrettigheter i systemet er grunnleggende for sikkerheten, f.eks. for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlige som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner.

Rolle	Rettigheter	Tilgang
Systemansvarlig	- Registrere nye brukere av systemet - Avslutte brukere av systemet ved ansettelsesslutt - Tildele tilganger og rettigheter til brukere av systemet - Opprette roller/funksjoner og rettigheter for brukere av systemet - Tildele grupperolle laboratoriet for ansatte medarbeidere - Fakturere regningskort til pasienter - Månedsoppgjør økonomi - Opprette ukemaler, arbeidsplaner og timebøker	Avdelingsleder for legekontoret innehar denne rollen
Administrator	- Tildele tilganger og rettigheter til brukere av systemet - Registrere nye pasienter inn i EPJ - Lese- og skrivetilgang i EPJ - Rekvirere og utføre interne og eksterne laboratorieprøver på ansvarlig rekvirent (lege) - Tilgang til å se alle klinikkens åpne meldinger - Opprette ukemaler, arbeidsplaner og timebøker - Opprette regningskort, takste og behandle regningskort - Overføre elektronisk EPJ ved endring av fastleger eksternt - Rekvirere transport via pasientreiser - Korrigere avviste regningskort fra Helfo - Legge til opplysninger og utføre endringer på pasientens brukerkort - Sende, videresende og motta/behandle e-dialog til/fra pasienter - Arbeid i timebøker, herunder tildele timer, endre timer, endre timetyper og avlyse timer	Avdelingsleder for legekontoret og 1 lege innehar denne rollen
Lege	- Registrere nye pasienter inn i EPJ - Lese-og skrivetilgang i EPJ - Rekvirere og utføre interne laboratorieprøver på ansvarlig rekvirent (lege) - Se og signere meldinger, epikriser, lab-svar - Tilgang til å se alle klinikkens åpne meldinger - Opprette regningskort, takste og behandle regningskort - Overføre elektronisk EPJ ved endring av fastleger eksternt - Legge til opplysninger og utføre endringer på pasientens brukerkort - Lage og sende elektroniske henvisninger, forespørsler, sykmeldinger og plo-meldinger - Sende refusjon til helfo, korrigere avviste regningskort fra Helfo - Sende, videresende og motta/behandle e-dialog til/fra pasienter - Arbeid i timebøker, herunder tildele timer, endre timer, endre timetyper og avlyse timer	Alle ansatte leger og turnusleger innehar denne rollen
Medarbeider	- Registrere nye pasienter inn i EPJ - Lese- og skrivetilgang i EPJ - Rekvirere og utføre interne laboratorieprøver på ansvarlig rekvirent (lege) - Rekvirere transport via pasientreiser - Overføre elektronisk EPJ ved endring av fastleger eksternt - Legge til opplysninger og utføre endringer på pasientens brukerkort - Opprette regningskort, takste og behandle regningskort - Sende, videresende og motta/behandle e-dialog til/fra pasienter - Arbeid i timebøker, herunder tildele timer, endre timer, endre timetyper og avlyse timer - Scanne pasientinformasjon pr. papir inn i EPJ	Ansatte helsesekretærer, sykepleiere og ferievikarer på laboratoriet innehar denne rollen

2c) Signering og digital signatur

All inn- og utgående post blir dokumentert/loggført av den enkelte bruker av systemet i pasientens journal.

Dokumenter ekspederes digitalt via appen Patientsky (nasjonalt sikkerhetsgodkjent iht. GDPR-loven).

Dokumenter kan også ekspederes pr. papirpost.

Underskrift av leger: Navn, tittel og kontor.

2d) Kvalitetssikring

Avdelingsleder legekontoret har ansvar for kvalitetssikring av dokumentene i systemet. Arkivet har ansvar for kvalitetssikring av dokumentene som overføres til Documaster.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Ikke aktuelt for Hove Total. Arkivet har ansvar for kvalitetssikring av dokumenter og avvik som overføres til Documaster.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

Ved registrering av inngående dokumenter fordeler Avdelingsleder legekontor til ansatte ved legekontoret.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Retting av uriktige journal- og arkivopplysninger gjøres under kvalitetssikring og journalføring av alle dokumenttyper eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige journalopplysninger der de selv er saksansvarlige.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter de er ansvarlige for.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

Holtålen kommune praktiserer meroffentlighet. Offentlighetsvurderingen av dokumenter foretas av Avdelingsleder legekontoret. Hvis tvil, kontaktes den enkelte saksbehandler for bistand for avgjørelsen.
Ved innsynsbegjæring i unntatt offentlighetsdokumenter uten offentlig variant, avgjøres det i hvert enkelt tilfelle, om innsyn skal gis og/eller om eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. I slike tilfeller tilpasses drifta til å ivareta øyeblikkelig hjelp. Bl.a. kan resepter og innleggelse tas via telefon.

Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal - se rutine her.

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

4a) Lagringsmedier og arkivformat

Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes i sak- og arkivsystemet, jfr. §5-17 Godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering i Riksarkivarens forskrift.

Ved avlevering og deponering til kommunalt arkivdepot skal alle elektroniske dokumenter være lagret i disse formatene.

Planen er at det opprettes integrasjon mellom Hove Total og Documaster arkivkjerne.

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Holtålen kommune har et fullelektronisk arkiv og digital underskrift som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også skannede kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige uten original underskrift. Alle avtaler og kontrakter skal skannes og journalføres.

Alt av papirarkiv er tidligere deponert til IKA Trøndelag for langtidsbevaring.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering

Legekontorets ansatte journalfører det som skal inn i systemet jfr. kommunens egne rutiner. Ved journalføring blir utgående dokument automatisk konvertert til PDF/A-format.

Mottatte papirdokumenter som skannes og arkiveres elektronisk i pasientens journal og kasseres etter kommunens rutiner for dette.

4d) Periodisering og vedlikehold

Hove Total ble innført sommeren 2023, som en overgang fra SystemX inntil Helseplattformen innføres for legekontoret. Periodiseringen utføres ved overgang til nytt system.

Viser til plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale her.

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Holtålen kommune har tilgangsstyring i det elektroniske saksbehandlingssystemet, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Det er også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt.

Alle tilganger i Hove Total tildeles etter skriftlig bestilling fra enhetsleder. Ved behov for utvidede rettigheter skal dette også bestilles av enhetsleder. Da er enhetsleder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

Når et dokument er ferdig blir det ferdigstilt av saksbehandler. Når det er ferdigstilt blir det konvertert til pdf-fil. Da er det ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet elektronisk blir det automatisk konvertert til pdf-fil med en gang.

Det logges inn i systemet via id-porten.

RAF (Riksarkivarens forskrift) § 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

Mottatte papirdokumenter som skannes og arkiveres elektronisk kasseres etter kommunens rutiner for dette.